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Inventur
Nach §241 im Handelsgesetzbuch sollte zum Abschluss eines Geschäftsjahres eine Bestandsaufnahme sämtlicher im Betrieb geführten Artikel durchgeführt werden – unabhängig davon, ob diese für den Verkauf oder Eigenverbrauch gedacht sind.
Die Inventur dient jedoch nicht nur der Erfassung von Unternehmenswerten.
Sie dient auch der Kontrolle von Soll-Bestand und dem tatsächlichen Ist-Bestand Ihrer Filiale.
Falsche Bestände, verpasste Wareneingänge und eventuell nicht mehr geführte Artikel können so leichter entdeckt und bei Bedarf korrigiert werden.
Sie können eine Inventur jederzeit über Zahnrad – Inventur starten.
Hinweis: Sie können während einer laufenden Inventur das TiM-Kassensystem wie gewohnt nutzen: Kassieren, Behandlungen nachschlagen und auch den Tages- oder Schichtabschluss machen. Die Inventur ist jederzeit über das Zahnrad erneut aufrufbar und bleibt so lange offen bestehen, bis Sie diese über den „Inventur abschließen“ – Button beenden.
Vollinventur
Eine vollständige Bestandsaufnahme können Sie starten, indem Sie auf „Voll-Inventur starten“ klicken. Es erfolgt eine erneute Abfrage zur Bestätigung:
Sobald Sie auf „akzeptieren“ klicken, wir die Vollinventur gestartet. Dabei werden sämtliche aktiven Artikel aus Ihrer Datenbank automatisch in die Inventurliste geladen und mit einer 0 als gezählten Bestand versehen.
Je nach Datenmenge kann dies einige Augenblicke dauern.
Auf der linken Seite aktiviert sich anschließend das Inventur-Tool.
Hinweis: Wurde zuvor noch nie eine Inventur mit dem TiM-Kassensystem durchgeführt, ist die Liste auf dieser Seite leer. Wurde schon mal eine Inventur im Kassensystem durchgeführt, werden hier immer die letzten 10 erfassten Inventurpositionen angezeigt – unabhängig davon, ob die Inventur abgeschlossen wurde oder nicht. Starten Sie eine neue Inventur und geben neue Artikel ein, weichen diese Positionen natürlich den aktuellen Eingaben.
Ganz oben wird Ihnen angezeigt, welche Inventur gerade aktiv ist. Im Beispiel ist es Inventur Nr.4, die seit dem 27.11.2024 ab 13:52:33 Uhr aktiv ist. Darunter ist vermerkt, wer die Inventur gestartet hat und die letzten 10 eingegebenen Inventurpositionen.
Dieser Button färbt sich bei Aktivierung rot und schaltet den Schnellscanmodus ein. Statt einen Artikel und anschließend die Menge manuell einzugeben, können Sie mit dem Scanner nun einfach jeden einzelnen Artikel abscannen.
Jeder gescannte Artikel wird mit +1 in die Inventur aufgenommen. Artikel mit derselben EAN werde zusammengerechnet.
Dieser Button erweitert die Artikelliste auf der linken Seite von den 10 letzten gezählten Positionen auf alle verfügbaren Inventurpositionen. Die Anzahl der Artikel ist hier durch die Anzeigekapazität auf etwa 45 Positionen begrenzt.
Falls Sie nicht zwischen PC und den Regalen hin- und her laufen möchten und z.B. kein Tablet zur Verfügung haben, können Sie sich über diesen Button eine „Inventurzählliste“ ausgeben/ausdrucken lassen (mit oder ohne Barcodes).
Diese Liste beinhaltet alle durch den Start der Inventur importierten aktiven Artikel aus Ihren Stammdaten. Mit dieser physischen Liste können Sie Ihren Bestand handschriftlich festhalten und anschließend alles am PC eingeben.
Klicken Sie hier, wechselt die Artikelliste auf der linken Seite in den sogenannten Zählmodus. Der Button „abbrechen“ wird daraufhin in „zurück“ umbenannt.
Nun werden Ihnen alle aktiven Artikel Ihrer Datenbank alphabetisch mit Soll-Bestand und aktuell gezähltem Inventurbestand angezeigt. Falls Ihnen etwas auffällt, können Sie rechts im Feld „korrigierter Bestand“ den Inventurbestand manuell anpassen, bevor Sie die Inventur abschließen.
Um diesen „Zählmodus“ zu verlassen, klicken Sie auf den Button „zurück“.
Dieser Button gibt Ihnen vor Abschluss der Inventur jederzeit eine Differenzliste aus. Je nach Wahl der beiden Unterpunkte bekommen Sie eine Liste der bereits gezählten Artikel, welche aber eine Differenz zum Sollwert aufweisen, oder eine Liste mit Differenzen aller noch ungezählten Artikel.
Unter „weiteres“ finden Sie außerdem die Möglichkeit eine txt- Lookup-Datei zu erstellen und MDE-Dateien einzulesen, falls Sie für die Inventur ein MDE Gerät nutzen.
Auf der rechten Seite ist das Artikelsuchfeld. Die Artikel können hier manuell eingetippt/gesucht oder mit einem Handscanner eingescannt werden.
Der Handscanner löst (abhängig von Handscanner-Einstellung) automatisch die Enter-Funktion aus. Wenn Sie die Artikel manuell in der Suchleiste eingeben, muss anschließen die Enter-Taste betätigt oder das Suchsymbol (Lupe) angeklickt werden:
Daraufhin erscheinen die gefundenen Treffer unter dem Suchfeld. Wurden mehrere Artikel gefunden, können Sie über den roten Button rechts den gewünschten Artikel zur Eingabe auswählen. Wurde nur ein passender Artikel gefunden, öffnet sich rechts automatisch die Eingabemaske:
Bei „korrigierter Bestand“ geben Sie den gezählten Inventurbestand ein.
„aktueller Bestand“ rechts daneben zeigt den Soll-Artikelbestand an.
„Bestand Inventur“ zeigt die Anzahl der in der Inventur bereits gezählten Menge des Artikels an. Ist hier „ungezählt“ angegeben, wurde noch kein Bestand für den Artikel erfasst.
Wichtig: Sie können einen Artikel mehrfach in der Inventur eingeben. Die erfassten Bestände werden addiert. Haben Sie den Artikel z.B. an zwei verschiedenen Orten stehen, können Sie diese Bestände auch separat voneinander eingeben. Diese werden anschließend zusammengezählt (wieviel bereits gezählt wurde, ist ersichtlich an „Bestand in Inventur“ rechts). So müssen Sie einen Artikel nicht erst im ganzen Haus zusammensuchen.
Unter dem Eingabefeld sehen Sie die zum Artikel gehörigen Daten wie Artikelnummer, EAN, Bezeichnung, EK und VK. Über den roten Bearbeitungsbutton links neben der Artikelnummer können Sie diese Angaben in den Stammdaten anpassen, ohne die Inventur verlassen zu müssen.
Ebenso finden Sie hier ein Eingabefeld, falls Ihnen keine Tastatur zur Verfügung steht.
Klicken Sie auf Speichern,um den Bestand zu erfassen. Der gezählte Artikel wird in die Inventur übernommen. Der zuletzt geänderte Artikel steht immer oben:
Den Bestand der einzelnen Positionen können Sie auch über das – / + Zeichen in der Liste nachkorrigieren. Nicht irritieren lassen: Sobald Sie eins der beiden Zeichen anklicken, springt die gewählte Position automatisch an die erste Stelle.
Hinweis: Hat sich der Soll-Bestand eines bereits gezählten Artikels in der laufenden Inventur geändert, z.B. durch einen Verkauf, taucht folgender Hinweis auf:
Diese Anzeige ist lediglich ein Hinweis. Der Soll-Bestand des Artikels wird vom TiM-Kassensystem beim Abschluss der Inventur automatisch angepasst und muss nicht manuell nachkorrigiert werden.
Wurde ein Artikel während der Inventur verkauft oder verbraucht, erscheint auch dieser Button. Über diesen sehen Sie Artikel, die betroffen sind. Falls nötig, kann hier auch der momentan in der Inventur gezählte Bestand angepasst werden.
Haben Sie alle Artikel gezählt, in die Inventur eingetragen und noch mal geprüft? Dann können Sie diese mit einem Klick auf den Button „Inventur abschließen“ beenden.
Wichtig: Nach Abschluss einer Inventur kann diese weder bearbeitet noch erneut geöffnet werden.
Sobald Sie auf den Button „Inventur abschließen“ klicken, fragt das Kassensystem nach, was mit den Artikeln geschehen soll, bei denen kein neuer Bestand eingetragen worden ist.
Diese Abfrage erscheint auch dann, wenn Sie alle Artikel gezählt haben:
Bestand 0
Sie können alle Artikel, welche nicht gezählt wurden (z.B. weil nicht mehr im Bestand, aber aktiv im Kassensystem) mit Bestand = 0 versehen.
Ungezählt
Damit werden nicht gezählte Artikel in der Inventurliste einfach als ungezählt angegeben.
Neubestand = Altbestand
Damit wird der ursprüngliche Sollbestand als neuer Bestand für alle nicht erfassten Artikel in der Inventur übernommen.
Abbruch
Bricht den Abschluss der Inventur ab. Sie kehren in die laufende Inventur zurück und können weitere Änderungen/Korrekturen vornehmen.
Klicken Sie anschließend auf „Akzeptieren“, um die Inventur zu buchen:
Sobald die Inventur abgeschlossen ist, erscheint die kurze Meldung „Inventur gebucht„.
Das Inventurergebnis samt dazugehörigen Listen finden Sie anschließend unter Zahnrad – Backoffice – Lager – Inventurergebnis:
Selektieren Sie hier das Datum, an dem die Inventur gestartet worden ist.
Zur Auswahl stehen Ihnen die Inventurdruckliste mit allen Artikeln, der Inventurdruck mit allen Artikeln die einen Bestand größer als null haben, die Differenzliste und die Liste der ungezählten Artikel. Die Listen können jeweils als PDF direkt gespeichert/gedruckt oder als Excel-Tabelle exportiert werden.
Viel Erfolg!