sql-Gesamtdatensicherung

Die Datenbank von TiM.POS wird in erster Linie als sql-Datei (SQL ist Standardsprache für Datenbanken) in Ihrer Gesamtheit auf einem Kassenserver gespeichert.

Bei einem Kassenserver in den Geschäftsräumen können unsere Kunden jederzeit eine Gesamtdatensicherung als sql-Datei selbst auf einen USB-Stick speichern. Wie das geht, lesen Sie bitte hier nach: Datensicherung

Bei einer Cloud-Kasse findet die Datensicherung in Echtzeit auf einem externen Server statt (bei TiM.POS auf den Rechnern der Strato AG in Deutschland). Eine Sicherung der sql-Datei direkt auf einen USB-Stick ist vor Ort somit nicht möglich. In diesem Fall kann aber eine Kopie Ihrer aktuellen sql-Datenbank bei unserem Supportteam angefragt werden.

Zusätzlich zur sql-Datenbank gibt es die Kassendaten in weiteren Formaten (PDF / Excel), die jederzeit zum Download bereistehen – unabhängig davon ober per Cloud oder mit Kassenserver.

Exporte

Bei großen Zeiträumen und je nach Menge der Daten wird ein Import nach Jahren oder gar Monaten selektiert empfohlen.
Vor allem bei Kassenservern, welche älter als 2 Jahre alt sind, kann es bei großen Export-Mengen zum Aufhängen des Kassensystems kommen.

Im Folgenden sind die Pfade aufgelistet:

Anwesenheitsliste
Falls Ihre Mitarbeiter die Anwesenheitserfassung von TiM.POS nutzen, können Sie die gestempelten Zeiten als Liste (PDF oder Excel) für alle oder pro Mitarbeiter für einen frei selektierbaren Zeitraum erstellen.
⇒ Zahnrad – Backoffice – Auswertungen – Filiale – Anwesenheit pro Tag

Artikelexport mit EAN, Bestand und Preisangabe
⇒ Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Artikel – weiteres – Artikelexport.
Die Einstellungen „alle“ und „Standard 2-xlsx“ sind als Standard gesetzt. Klicken Sie hier auf „Datei exportieren“. Es kann auch nach einzelnen Lieferanten getrennt exportiert werden.

Betriebsprüferunterlagen (DSFinVK, Gdpdu, Programmdokumentation)
⇒ Zahnrad – Backoffice – Buchhaltung.
Hier gibt es die Unterlagen (u.a. mit Handbuch, Programmdokumentation) zum Herunterladen, sowie den Gdpdu- und DSinV-K-Export nach Datum selektierbar.

Selektieren Sie das Datum manuell oder über die einzelnen Jahres-Buttons.
Klicken Sie anschließend oben rechts auf den passenden Export und warten Sie kurz, während der Ordner mit den Daten erstellt wird. Sobald der Ordner heruntergeladen werden kann, erscheint ein kleines Fenster mit Downloadlink.

Dienstleistungen
⇒ Excel-Tabelle: Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Dienstleistungen – weiteres – Serviceimport/-export – DL exportieren.

⇒ PDF-Datei: Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Dienstleistungen – Drucksymbol neben „weiteres“.

Gutscheinhistorie
⇒ Zahnrad – Backoffice – Buchhaltung – Gutscheine.
Hier den gewünschten Zeitraum manuell oder über die einzelnen Jahres-Buttons auswählen. Anschließend auf „selektieren“ klicken.
Wir empfehlen einen Export nach Kaufjahren sortiert. Setzen Sie dazu ein Häkchen bei „mit Details“ und „Selektion auf Kaufdatum“. So entstehen Listen mit im selektierten Zeitraum gekauften Gutscheinen und wann diese eingelöst worden sind.
Möchten Sie eine Liste mit Gutscheinen die zum „bis“-Datum noch einen Restbetrag hatten, setzen Sie zusätzlich ein Häkchen bei „nur offene“.
Die Listen können als Excel-Tabelle oder PDF exportiert werden.

Inventurlisten
⇒ Zahnrad – Backoffice – Lager – Inventurergebnis.
Hier den Zeitraum selektieren, für welchen Sie die Inventurlisten einsehen und exportieren möchten (Inventurdruck).
Druck = PDF / Export = Excel

Journal / Kassenprotokoll
⇒ Ein detailliertes Kassenprotokoll für sämtliche relevante Klicks und Vorgänge in der Kasse gibt es unter Zahnrad – Backoffice – Buchhaltung – Journal.

Kassenbuch
⇒ Zahnrad – Backoffice – Buchhaltung – Kassenbuch.
Zeitraum selektieren und Excel oder PDF exportierbar.

Kundendaten inkl. Behandlungen
⇒ Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Kunden – weiteres – Kundenexport – der mittlere Button „Kunden exportieren XLS (gleiches Spaltenformat wie Kunden-Import)“.

Tagesabschlüsse
⇒ Zahnrad – Backoffice – Buchhaltung – Abschlussarchiv.
Hier ein Häkchen oben rechts bei „mit stornierten“ setzen, damit auch die einst stornierten Abschlüsse mit exportiert werden und es zu keiner Lücke in der Reihenfolge kommt.

TAR-Export (TSE-Daten)
⇒ Zahnrad – Tagesabschluss – KassenSichV – Einrichtung – TAR-Export komplett (Button rechts unten).
Der Vorgang dauert eine gewisse Zeit je nach Datenmenge.
Sobald dieser fertig ist, erneut auf „Einrichtung“ klicken, um die Seite neu zu laden.
Unter dem TAR-Export-Button ist bei „Exportauflistung“ nun ein Link hinterlegt.
Klicken Sie auf das hervorgehobene Wort „Link“ (bei […] über Link abrufbar), um den Ordner herunterzuladen.
Der TAR-Export kann beliebig oft gemacht werden, achten Sie daher auf das vorangehende Datum + Uhrzeit.

Trinkgeld-Listen
⇒ Zahnrad – Backoffice – Auswertungen – Service – Service pro MA.

Zeitraum angeben, einen oder alle Mitarbeiter auswählen und bei „Beschreibung“ das Wort „Trinkgeld“ eingeben.
Nach dem Klick auf „selektieren“ ist auch hier PDF- oder Excelexport möglich.

Weitere Listen, u.a. für Stornos, Anzahlungen, Rechnungen, Retouren
⇒ Zahnrad – Backoffice – Buchhaltung – Auswertungen