Die Informationen in diesem Helpdesk dienen der allgemeinen Orientierung
und ersetzen keine Rechts-, Steuer-, Datenschutz- oder IT-Sicherheitsberatung.
Als Hersteller der TiM.POS Kassensoftware unterstützen wir Sie bei Fragen rund um unsere Hardware und Software.
Für weitergehende Fragen und Maßnahmen wenden Sie sich bitte an die jeweils zuständigen Fachstellen,
z. B. Ihren Steuerberater, IT-Dienstleister, Datenschutzbeauftragten oder die zuständigen Behörden.

Die Verantwortung für die gesetzeskonforme Nutzung, Aufbewahrung und Meldung steuerrelevanter Daten
liegt beim jeweiligen Unternehmen bzw. Betreiber der Kasse.

Nach §147 AO und GoBD müssen steuerlich relevante Aufzeichnungen grundsätzlich 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
Dazu gehören u.a. die Einzelaufzeichnungen der Kasse, Tagesabschlüsse (Z-Bons), Kassenberichte, TSE-Daten, Programmier- und Änderungsdaten sowie weitere Kassendaten, die auch für eine Betriebsprüfung relevant wären.
Die Daten müssen während dieser Zeit vollständig, unverändert, verfügbar, lesbar und auswertbar sein. Eine reine PDF-Sammlung an Dokumenten ist nicht ausreichend – die Daten müssen maschinell von der Finanzverwaltung auswertbar sein.

Dies gilt auch bei einem Kassenwechsel oder für die Daten einer ausgetauschten TSE.
Die Aufbewahrungspflicht besteht auch nach Schließung oder Auflösung des Gewerbes.
Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht bzw. fehlende Unterlagen können bei einer Betriebsprüfung zu einer Schätzung und somit zu hohen Nachzahlungen führen.

IT-Systemhaus Schlimgen UG (haftungsbeschränkt) verarbeitet die Kassendaten seiner Kunden im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags (AV-Vertrag) für Zwecke wie Support oder Wartung.
Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden sämtliche Kassendaten von den internen Servern gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung steuerrelevanter Kassendaten liegt beim jeweiligen Kunden als verantwortlichem Unternehmer. Dieser hat sicherzustellen, dass die Daten durch Weiterbetrieb, Export in ein geeignetes Archiv oder eine andere GoBD-konforme Lösung weiterhin zur Verfügung stehen.

Da am Kassenserver oder der TSE (USB-Variante) jederzeit Schäden auftreten können, wird zur Gewährleistung der Verfügbarkeit ausdrücklich empfohlen, mehrere Kopien bzw. Datensicherungen der relevanten Daten anzufertigen und diese auf verschiedene Datenträger zu verteilen.