Geben Sie einen Suchbegriff ein
d.TiM – der offline-Terminkalender
Überblick
Mit dem d.TiM-Kalender können Sie Ihre Termine ab sofort papierlos über das Kassensystem eintragen und verwalten.
Es handelt sich um einen offline-Terminkalender, was bedeutet, dass die Termine nur über die Kasse direkt eingetragen werden können. Ihre Kunden haben keinen online-Zugang zur eigenständigen Terminbuchung.
(Der d.TiM – Online-Terminkalender folgt demnächst!)
Der d.TiM offline-Kalender ist in der TiM Professional und TiM Ultimate Kassenlizenz als Funktion inkludiert.
Sie möchten den Kalender nutzen und der Kalenderbutton ist in Ihrer Kasse noch nicht zu sehen? Kontaktieren Sie gern unseren Support.
Kunden mit TiM Basic können den Kalender auf Anfrage kostenpflichtig hinzubuchen.
Die Anbindung des Kalenders an andere Kassensysteme ist ausgeschlossen.
Eine parallele Nutzung von d.TiM und anderen Kalenderanbietern wie #mitdenkt oder Termingo ist aus technischen Gründen nicht möglich. Wir bitten um Verständnis.
Tipp: Verfügen Sie über eine Cloud-Kasse oder einen Backoffice-Link, können Sie auf den Terminkalender – genauso wie auf die Kasse selbst – jederzeit von überall aus zugreifen wo es Internet gibt.
Voreinstellungen
Daten und Einstellungen wie Öffnungszeiten, Mitarbeiter, Dienstplan, verfügbare Dienstleistungen inkl. Preisen sowie die Kundenstammdaten werden automatisch aus der Kasse übernommen, sobald diese eingepflegt worden sind.
Kundenstammdaten und Dienstplan können dabei auch direkt über den Kalender eingepflegt werden.
♦ Öffnungszeiten können über Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Filiale gepflegt werden.
♦ Dienstplan kann im Kassensystem über Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Mitarbeiter – weiteres – Dienstplan eingepflegt werden.
Des Weiteren können Sie diesen auch individuell je Mitarbeiter direkt über den Kalender eintragen und jederzeit bearbeiten.
♦ Kundenstammdaten werden in der Kasse über den Button KUNDE angelegt oder über Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Kunden.
♦ Mitarbeiter werden über Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Mitarbeiter eingepflegt.
Stellen Sie unter dem Punkt Info auf der rechten Seite sicher, dass der Mitarbeiter bei sichtbar im Kalender? ein Häkchen hat. Andernfalls wir der Mitarbeiter nicht im Kalender angezeigt und es können keine Termine bei Ihm eintragen werden.
Die Reihenfolge der Mitarbeiter im Kalender von links nach rechts bestimmen hier unter dem Punkt Sortierung Kalender.
Bei Farbe legen Sie fest, welche Farbe die Termine des jeweiligen Mitarbeiters in der Kasse automatisch zugewiesen bekommen. Haben die Dienstleistungen selbst feste Farben zugewiesen bekommen, wird diese Einstellung ignoriert.
♦ Dienstleistungen werden unter Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Dienstleistungen eingepflegt. Anschließend müssen diese als Shortcuts in der Kasse hinterlegt werden, damit diese auch im Kalender ausgewählt werden können.
Sie können außerdem die Dauer und die Farbe einzelner Dienstleistungen in den Stammdaten der jeweiligen Leistung festlegen.
Termin buchen
Klicken Sie beim zutreffenden Mitarbeiter auf eine freie Fläche im Kalender oder oben links auf den Button neuer Termin:
Für Wen?
Geben Sie den Namen des Kunden ein.
Werden mehrere Treffer angezeigt, können Sie über den Infobutton die Kundeninfo einsehen und so den richtigen Kunden auswählen.
In der Kundeninfo sind u.a. Adresse und weitere Kontaktdaten zu sehen, sowie Anzahl aller Termine und NoShows – also nicht wahrgenommener Termine.
Die letzten 10 Belege können hier eingesehen und nachgedruckt werden.
Weiter unten findet sich eine Auflistung der letzten 10 Dienstleistungen und gekauften Artikel.
Zur Übernahme in den Termin klicken Sie den passenden Kunden einfach an. Hier haben Sie anschließend nochmal die Möglichkeiten, Daten wie Adresse und Telefonnummer anzupassen.
Ist der Kunde noch nicht im Kassensystem hinterlegt, klicken Sie auf den Button neuer Kunde und pflegen Sie diesen ein. Der Kunde wird in die Stammdaten übernommen, sobald der Termin gespeichert wurde.
Was?
Als nächstes heißt es Dienstleistung wählen. Dabei stehen Ihnen Ihre Kassen-Shortcuts zur Auswahl. Wählen Sie diese wie gewohnt. Aufschläge werden hier nicht berücksichtigt.
Sobald eine Leistung gewählt wird, wird diese bei Ausgewählte Leistungen gelistet.
Die Dauer einer Leistung wird von den Angaben in den Stammdaten bestimmt. Ist nichts angegeben, wählt das System automatisch 30min. Hier kann die Zeit manuell jederzeit – auch nachträglich – geändert werden.
Als ausführender Mitarbeiter der Leistung wird zunächst automatisch der Terminverantwortliche ausgewählt. Soll die Leistung von jemand anderem übernommen werden, kann dies hier angegeben werden. In diesem Fall wird die einzelne Leistung im Kalender des gewählten Mitarbeiters eingetragen.
Rechts können Sie weitere Informationen zum Termin hinzufügen, wie Hinweise vom Kunden oder nur interne Anmerkungen zum Termin. Diese Hinweise werden im Termin selbst und auch in der 3.Spalte für Sie angezeigt.
Im Feld Mitarbeiter ordnen Sie den verantwortlichen Mitarbeiter dem Termin zu.
Bei Serientermin können Sie einstellen, ob dieser Termin nur einmalig stattfinden sollen, oder sich alle 2, 3 oder 4 Wochen wiederholt.
Im Feld bis können Sie das Datum festlegen, bis zu dem der Folgetermin im gewählten Rhythmus im Kalender wiederkehren soll.
Wann?
Sie können die Uhrzeit eines Termins bereits festlegen, wenn Sie bei der Erstellung eines Termins die richtige Uhrzeit treffen. Welche Uhrzeit aktuell ausgewählt ist, sehen Sie an der Zeitleiste links blau markiert.
Andernfalls kann die Uhrzeit und das Datum natürlich auch im Termin selbst angegeben werden.
Links wird das Datum angegeben. Sie können über die Pfeile oben rechts zwischen den einzelnen Monaten hin- und her blättern.
Unten links („heute +“) können Sie vom heutigen Datum aus im Wochenrhythmus im Kalenderdatum springen.
Rechts wir die Uhrzeit angegeben.
Weiße Felder = Termin frei.
Gelbe Felder = Kein Termin möglich / Uhrzeit bereits belegt.
Darunter wird die gewählte Uhrzeit nochmals eingeblendet.
Tipp: Möchten Sie, dass 2 Termine parallel laufen (z.B. ein Haarschnitt, während die Farbe einwirkt), können Sie dies manuell anpassen. Legen Sie den Termin zunächst auf eine verfügbare Uhrzeit. Klicken Sie den Termin anschließend an, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie den Termin zu der Uhrzeit, die gewünscht ist. So verschieben Sie den Termin manuell und die Uhrzeit wird im Termin selbst ebenfalls angepasst.
Sind alle Angaben getätigt, klicken Sie abschließend auf speichern, um den Termin im Kalender anzulegen. Klicken Sie auf schließen um den Termin zu verwerfen.
interner Termin
Diese Art von Termin können Sie ausschließlich über den Button interner Termin oben links im Kalender eintragen. Es eignet sich für betriebsinterne Angelegenheiten wie Besprechungen, Pausen, Schulungen und andere wichtige Termine, welche nicht den Kunden betreffen.
Hinweis
In diesem Feld muss ein Text zum Termin eingetragen werden, z.B. Betreff und Anmerkungen.
Wichtig: Hier können Zahlen und Buchstaben eingegeben werden. Satzzeichen wie Komma, Punkt und Ausrufezeichen sind nur innerhalb eines Satzes erlaubt.
Sonderzeichen wie # & = – + ) ( / % $§ “ usw. werden nicht gespeichert. Kommt ein Sonderzeichen innerhalb eines Satzes vor, wird der Satz ebenfalls nicht gespeichert.
Mitarbeiter
Hier können Sie ein Häkchen setzen, bei wem der Termin eingetragen werden soll. Es können alle oder einzelne Kollegen gewählt werden.
Datum
Legen Sie hier das (Start)Datum des Termins fest.
Start
Wählen Sie in 15-Minuten-Schritten die Uhrzeit (von-bis) für den Termin.
Dauer
In diesem Feld können Sie festlegen, ob der Termin nur an 1 Tag stattfindet oder z.B. an 5 Tagen in Folge. Ist die Dauer einmal gesetzt, kann Sie nach dem Speichern des Termins nicht mehr korrigiert werden.
Serientermin
Als Standardeinstellung ist hier „kein Serientermin“ festgelegt. Sie können jedoch bestimmen, ob sich der Termin in einem bestimmten Wochen-Rhythmus wiederholt.
Bis
Hier können Sie das Datum eintragen, bis zu den der Serientermin fortlaufen soll, falls ein beschränkter Zeitraum gewünscht ist.
Farbe
Anders als bei den Kundenterminen gibt es für interne Termine keinerlei Voreinstellungen zu der Farbe im Kalender. Als Standard wir hier die Farbe Blau automatisch gewählt. Klicken Sie auf das Farbfeld, können Sie eine andere der 293 Farben auszuwählen.
Klicken Sie abschließend auf speichern, um den Termin im Kalender anzulegen oder auf schließen um den Termin zu verwerfen.
Termine bearbeiten
Ob Kundentermin oder interner Termin – klicken Sie auf den Info-Button oben rechts um sich eine Übersicht zum Termin einblenden zu lassen.
Zur Bearbeitung eines Termins stehen Ihnen vier Optionen zur Verfügung:
- Bearbeiten
- Kopieren
- Storno
- Schließen
Bei Kundenterminen können Sie zudem oben rechts den Status des Termins jederzeit aktualisieren.
Bearbeiten
Beim Klick auf den Button gelangen Sie in die bereits bekannte Maske aus der Terminerstellung. In den Feldern „für wen?“, „was?“ und „wann?“ können nun Änderungen vorgenommen werden.
Kopieren
Diese Funktion erstellt eine Kopie des gewählten Termins. Sie können nun wie bei der üblichen Terminierung die Felder „für wen?“, „was?“ und „wann?“ bearbeiten und den Termin anschließend speichern.
Achtung: Bei der Kopie wird auch Datum und Uhrzeit des Termins übernommen. Ist der Termin für einen anderen Zeitpunkt gedacht, muss dies unter „wann?“ geändert werden.
Storno
Muss der Termin gelöscht/storniert werden, muss hier zunächst ein Grund eingetragen werden.
Schließen
Schließt das Info-Fenster wieder, ohne Änderungen vorzunehmen.
Erläuterungen
Aktuell erfasst der Kalendertag eine Anzeige zwischen 08:00 Uhr und 19:30Uhr.
Wird die Dienstplanung des Kassensystems nicht genutzt, orientiert sich der Kalender automatisch an den Öffnungszeiten, welche in den Kassenstammdaten hinterlegt sind. Die Zeiten außerhalb der Öffnungszeiten sind dabei grau schraffiert gekennzeichnet.
Beginnen Arbeitskollegen Ihren Dienst nach Beginn der Öffnungszeit (z.B. später eingestempelt, oder abweichende Arbeitszeiten nach Dienstplan), wird diese Zeit ebenfalls schraffiert und dem Vermerk „später begonnen“ dargestellt.
Ein schraffierter Termin ist ein abgeschlossener Termin.
Diese Markierung erfolgt, wenn der Termin über die 3.Spalte in der Kasse abgerechnet worden ist.
Ist ein goldener Stern neben dem Kundennamen zu sehen, handelt es sich um den allerersten Termin des Kunden in Ihrem Unternehmen.
Mit diesen Steuerelementen können Sie im Datum vor- und zurückblättern.
Der Doppelpfeil ermöglicht einen Sprung von 1 Woche ab gewählten Tag.
Der Pfeil nach oben gewährt die Wahl, bis zu 12 Wochen vor oder zurück im Kalender zu springen.
Rechts davon wird das gewählte Datum angegeben. Klicken Sie auf das Datum, um den Kalender zu öffnen und hier ein beliebiges Datum zu wählen. Klicken Sie auf OK, um das Datum zu bestätigen und somit aufzurufen.
Per Klick auf Heute gelangen Sie automatisch zum heutigen Datum.
Die Buttons geben jeweils eine Übersicht der Termine für ein Jahr, einen Monat, eine Woche oder einen Tag.
Aus Platzgründen wird bei Jahr und Monat nur die Anzahl der Termine angegeben.
Die Agenda ist eine Übersichtsliste aller Termine mit den gebuchten Dienstleistungen für den gewählten Tag.
1. Hier wird das Foto/der Avatar, die Abkürzung und die Einstufung des Mitarbeiters angezeigt. Diese Einstellungen können in den Stammdates des Mitarbeiters angegeben werden.
2. Hier rufen Sie den Dienstplan des Mitarbeiters auf. Ähnlich wie in den Stammdaten des Mitarbeiters können über diese Funktion die Arbeitszeiten eintragen und jederzeit angepasst, sowie Sonderfälle wie Krankheitstage vermerkt werden. Die angegebenen Zeiten werden im Kalender entsprechend erfasst.
3. Der „Trichter“ reduziert die Kalenderansicht auf den gewählten Mitarbeiter. Alle anderen Mitarbeiter werden ausgeblendet. Über das X neben dem Agenda-Button verlassen Sie diese Ansicht wieder.
Die 3. Spalte
Zum Kalender kann im Kassenbereich zusätzlich eine dritte Spalte aktiviert werden. Diese erlaubt es, Termine aus dem Kalender direkt in die Kasse zu buchen. Behandlungen, welche bereits im Termin eingetragen wurden, werden dabei als zu zahlende Leistung im Beleg übernommen.
Um die dritte Spalte für den Kalender zu aktivieren, müssen unter Zahnrad – Backoffice – Einstellungen – Allgemeines bei den folgenden zwei Punkten jeweils ein J für ja und eine 2 eingetragen werden:
Wichtig: Durch die Aktivierung der 3.Spalte wird der Parkplatz unter die Kalenderanzeige verlagert. Die geparkten Belege finden Sie somit direkt unter Ihren heutigen Terminen gelistet.
Um den Termin zu kassieren, klicken Sie oben links auf das Zahnrad und anschließend auf „Fertig, zur Kasse“.
Die im Termin angegebenen Dienstleistungen werden gebucht. Aufschläge müssen manuell ausgewählt/bestätigt werden. Angaben zu Kundenname und Mitarbeiter werden ebenfalls aus dem Termin übernommen.
Sie können weitere Positionen hinzufügen oder stornieren und den Beleg wie gewohnt abschließen.
