Neukunde anlegen / Kundenstammdaten bearbeiten

Kontaktdaten

Über den Button „Neukunde“ können Sie die Daten eines Kunden dauerhaft in Ihrer Kundenkartei hinterlegen. Die hier angezeigte Kundenmaske ist identisch mit der Bearbeitungsmaske, falls Sie Daten eines Kunden später korrigieren oder ergänzen möchten.

Auf der rechten Seite können die Grunddaten wie Anrede, Vorname, Nachname, Firma,
Adresse, Telefonnummern, Mailadressen, Alter, Geburtstag, Hochzeitstag und ähnliche Angaben hinterlegt werden.  Falls Sie keine eigenständigen Kundennummern vergeben, wird das Feld „Kd-Nummer“ oben rechts automatisch gefüllt.

Bei „aktiv“ muss ein Häkchen gesetzt sein, sonst wird der Datensatz als inaktiv und somit deaktiviert in Ihrem Kassensystem aufgenommen.

Wichtig: Achten Sie bei der Eingabe von Vor-, Nachname und anderen Angaben in den Stammdaten auf die richtige Schreibweise – das gilt auch beim Kassieren. Ein „ü“ statt „ue“ in den Stammdaten (z.B. Müller oder Mueller) ergibt einen völlig anderen Kunden.

Auf der linken Seite erfolgen weitere detaillierte Kundeninformationen.

Info

Popup-Bemerkung:
Sobald hier die Einstellung auf „Anzeige beim nächsten Besuch“ gesetzt ist, wird der Text aus dem Bemerkungsfeld beim nächsten Kassiervorgang des Kunden als Nachricht angezeigt. Hilfreich um Informationen unterzubringen wie „Kunde hat letztens seinen Regenschirm bei uns vergessen“.

Bemerkung:
Tragen Sie hier den Text ein, welcher beim Aufrufen des Kunden beim nächsten Mal angezeigt werden soll. Klicken Sie zuvor auf das Wort „body“ unten links, um die Eingabe zu aktivieren.

Rabatt DL

Hier kann dem Kunden ein fester Rabatt auf Dienstleistungen hinterlegt werden. Legen Sie dazu in den Stammdaten unter „Rabatte“ einen passenden Rabatt an und ordnen Sie diesen danach hier zu. Sobald der Kunde kassiert wird, wird dieser Rabatt automatisch ausgeführt.

Rabatt VK
Hier kann dem Kunden ein fester Rabatt auf Verkaufsartikel / Produkte hinterlegt werden. Legen Sie dazu in den Stammdaten unter „Rabatte“ einen passenden Rabatt an und ordnen Sie diesen danach hier zu. Sobald der Kunde kassiert wird, wird dieser Rabatt automatisch ausgeführt.

Kreditlimit

Ist bei Ihnen die Zahlart „Offener Posten“ / „Auf Kredit“ aktiviert, hat ein Kunde bei Ihnen die Möglichkeit einen Kredit zu bekommen, z.B. wenn er sein Portemonnaie vergessen hat. Der Betrag kann nachträglich z.B. beim nächsten Besuch beglichen werden. Hier können Sie das maximale Kreditlimit für den Kunden festlegen, z.B. dass der Kunde keine Schulden über 200€ bei Ihnen haben darf. Steht hier das Limit auf „0“, gilt ein unbegrenztes Limit.

Welchen Betrag der Kunde Ihnen als Kredit schuldet, sehen Sie rechts daneben. Über den Button „OP begleichen“ können Sie den Kredit ganz oder schrittweise tilgen.

Stammbedienung
Hier können Sie die Stammbedienung eines Kunden festlegen.
Achtung: Sobald der verantwortliche Mitarbeiter im kassierten Beleg nicht derselbe ist, wie die angegebene Stammbedienung, wird die Stammbedienung entsprechend überschrieben!

DebitorenNr

Falls gewünscht, können Sie hier die Debitorennummer des Kunden eintragen.

UstID

Hier kann bei Wunsch die Umsatzsteuer ID des Kunden hinterlegt werden.

Abweichende Ust

Hier können Sie für den Kunden eine Sonderangabe der Umsatzsteuer im Beleg festlegen. Standardeinstellung ist „keine Abweichung“. Weitere Optionen sind „netto Rechnung“ und „Ust befreit“.

AusweisNr

Hier können Sie die Ausweisnummer des Kunden hinterlegen.

angelegt

Hier sehen Sie, wann der Kunde im Kassensystem angelegt worden ist.

geändert

Hier sehen Sie wann die Stammdaten des Kunden zuletzt geändert worden sind.

Behandlungen / Notizen

In diesem Bereich können Sie Behandlungen / Notizen eines Kunden hinterlegen und bearbeiten.

Datum
Hier wird automatisch das heutige Datum für den Eintrag der Behandlung ausgewählt. Sie können den Eintrag jedoch beliebig umdatieren, z.B. als Hinweis auf eine zukünftige Behandlung.

Bedienung
Unter diesem Punkt geben Sie den Mitarbeiter für die entsprechende Behandlung an.

Art
Hier können Sie der Behandlung eine kurze Überschrift bzw. Zusammenfassung geben.

Behandlung / Notiz
Schreiben Sie hier Ihre Notiz oder die Behandlung eines Kunden rein. Um den gewünschten Text einzugeben, klicken Sie zuerst auf „body“ unten links im Feld.
Falls gewünscht, können Sie u.a. auch Schriftart und Größe ändern. Die Formatierung des Textes wird beim Ausdruck der Behandlung über Bondrucker nicht berücksichtigt. Allerdings sind je nach Bondruckermodell ungewöhnliche Schriftzeichen oder Formatierungsfehler nicht gänzlich ausgeschlossen.

Ist der Text eingetragen, nicht vergessen auf „Behandlung speichern“ zu klicken.

Hinweis: Nicht irritieren lassen – der Text im Eingabefeld bleibt bestehen, bis Sie auf „Kunde speichern“ klicken und die Stammdaten anschließend verlassen, oder bis sie den Button „neue Behandlung“ anklicken.

Hinweis: Die Behandlung wird in den Kundenstammdaten gespeichert, sobald Sie auf „Behandlung speichern“ klicken. Ob Sie danach auf „Kunde speichern“ oder „abbrechen“ klicken, um die Kundenstammdaten zu verlassen, spielt dabei keine weitere Rolle.

Belege

In diesem Bereich werden alle Belege des Kunden chronologisch absteigend aufgeführt, d.h. der neuste Beleg befindet sich immer oben:

Es werden auch Belege gelistet, bei dem der gewählte Kunde nicht als Hauptkunde angegeben wurde, aber dennoch eine Position im Beleg auf Ihn gebucht worden ist.
Stornierte oder abgebrochene Belege des Kunden werden hier ebenfalls – in roter Farbe – gelistet.

In der obersten Zeile sehen Sie den bisherigen Gesamtumsatz für Dienstleistungen und Artikel, sowie noch offene Kreditbeträge des Kunden.

Darunter folgen die einzelnen Belege mit Angabe der Belegnummer, Datum und Uhrzeit, wer den Beleg erstellt hat, die Zahlart und die Belegsumme samt Rückgeld.

Ist bei Ihnen die entsprechende Art der Bonausgabe eingerichtet, können Sie den Beleg:
♦ über „Druck“ als normalen Bon nachdrucken,
♦ über „Druck A4“ als eine A4 Rechnung nachdrucken,
♦ oder den Beleg per eMail an den Kunden senden.

Für eine Sendung von Belegen per Mail muss Ihr Kassensystem in den Einstellungen mit einem eMail-Konto verbunden und in den Stammdaten des Kunden muss eine Mailadresse hinterlegt sein.

Über den Button „Details“ können Sie die Einzelheiten des gewählten Kassenbelegs einsehen. Per Klick auf den Button wird der Beleg „aufgeklappt“:

Klicken Sie erneut auf „Details“ wird der der Beleg wieder „zugeklappt“. Weiter unten sehen Sie außerdem sämtliche vom Kunden in Anspruch genommene bzw. gekaufte Dienstleistungen.

Aufträge

Verfügt Ihre Kasse über die Funktion „Aufträge“, können Sie hier die laufenden und abgeschlossen Aufträge des Kunden einsehen und verwalten.

Über den „Bearbeiten“-Button links gelangen Sie in das Auftragsmenü, wo der Auftrag eingesehen und ggf. bearbeitet werden kann.

Kundenkarte

Ist über Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Kundenkarte eine aktive Kundenkartenart angelegt, können Sie in diesem Bereich sämtliche Kundenkarten des Kunden und seinen Punktestand verwalten. Ist keine Kundenkartenart in Ihrer Kasse aktiv, gibt es hier keine weitere Handlungsmöglichkeit.
Wurde dem Kunden noch keine Kundenkarte zugeordnet, sieht das Feld wie folgt aus:

Hier können Sie dem Kunden eine oder mehrere Kundenkarten zuordnen – je nachdem wie viele Kartenarten Sie in den Stammdaten hinterlegt haben. Klicken Sie dazu bei der passenden Karte auf „Karte zuordnen“.

Nach dem Klick auf „akzeptieren“ wir die Kundenkarte dem Kunden zugeordnet und die Ansicht ändert sich wie folgt:

Nun kann der Kunde (je nach Vorgabeneinstellung der jeweiligen Kundenkarte) bei seinen Besuchen fleißig Punkte sammeln. Hier in der Kundenverwaltung können Sie außerdem folgende Aktionen durchführen:

Punkte aufladen

Werden Punkte nicht automatisch zugewiesen, sondern manuell hinzugefügt, wird dies mit einem passenden Vermerk in der Punktehistorie dokumentiert:

Punkte abziehen

Hier können Sie Punkte manuell abziehen bzw. einlösen, statt diese aufzuladen. Geben Sie auch hier die Anzahl der Punkte in das erscheinende Fenster ein. Das Abziehen von Punkten wird als „eingelöst“ protokolliert.

Kundenkarte deaktivieren

Eine Kundenkarte ist je nach Einstellung einen gewissen Zeitraum gültig und wird danach automatisch deaktiviert. Falls es notwendig ist, die Karte eines Kunden vorab zu deaktivieren, können Sie dies über diesen Button tun. Klicken Sie bei der folgenden Abfrage auf „akzeptieren“, um die Deaktivierung der Kundenkarte zu bestätigen.
Hinweis: Die Karte samt Punkten verbleibt auch nach Deaktivierung weiterhin im System und in den Kundenstammdaten. Über den Button „Kundenkarte reaktivieren“ können Sie die Kundenkarte jederzeit wieder aktivieren.

Kundenkarte neu vergeben

Über diesen Button können Sie dem Kunden eine neue Kundenkarte vergeben, nützlich z.B., wenn der Kunde seine Karte verloren hat.
Sobald Sie auf den Button klicken, wird gefragt, ob Sie diese (aktuelle) Kundenkarte wirklich deaktivieren möchten. Klicken Sie auf „akzeptieren“.

Kundenkarte verlängern

Eine Kundenkarte ist je nach Einstellung einen gewissen Zeitraum gültig und wird danach automatisch deaktiviert. Sie können über Backoffice – Stammdaten – Kundenkarte die Gültigkeit sämtlicher Kundenkarten auf einmal verlängern.

Rechnungen

In diesem Bereich können Sie die Rechnungen des Kunden einsehen (Belege, welche ausschließlich über Zahlart „offene Rechnung“ gebucht worden sind):

Diese sind chronologisch absteigend aufgelistet, sodass die neueste Rechnung immer oben steht. Hier können Sie (von links nach rechts) ablesen:
♦ Die Belegnummer für die offene Rechnung (BelegNr),
♦ Erstellungszeitpunkt des Belegs (Zeit),
♦ verantwortlichen Mitarbeiter (Mitarbeiter),
♦ die in Rechnung gestellte Summe (in Rg gestellt),
♦ ob und wieviel von der in Rechnung gestellten Summe bereits beglichen wurde (beglichen),
♦ und den offenen Betrag, der noch für die geforderte Summe aussteht (offen). Wurde bereits die ganze oder auch nur ein Teil der Summe beglichen, wird es als Extra-Zeile unter der jeweiligen Rechnung aufgeführt.

Wichtig: Wurde eine offene Rechnung über die Kasse bar oder per EC korrekt beglichen, wird hier automatisch ein Eintrag „offene RE aus Beleg“ erstellt. Erfolgt ein manueller Ausgleich über den Button „Ausgleich“ muss eine Beschreibung eingetippt werden, welche als Buchungstext übernommen wird.
Über den Button „Ausgleich“ haben Sie hier die Möglichkeit, die Rechnung manuell zu begleichen.
Aber Achtung: Der Ausgleich an dieser Stelle darf nur für Buchungen außerhalb der Kasse genutzt werden (z.B. Banküberweisungen oder Paypal). Offene Rechnungen, welche bar oder per EC in der Kasse bezahlt werden, müssen über die Kassenmaske beglichen werden.

GS/AZ/Abo

Hier haben Sie einen Überblick über alle Gutscheine, Anzahlungen und Abonnements des Kunden, welche über Ihre Kasse gebucht worden sind:

Alle 3 Bereiche sind gleich aufgeteilt (von links nach rechts):

• Art der Anzahlung / des Gutscheins / des Abonnements,
• Nummer der Anzahlung / des Gutscheins / des Abos,
• Belegnummer im Kassensystem,
• Datum, wann verkauft wurde,
• Datum, wann der gesamte Betrag oder nur ein Teil eingelöst wurde,
• Von welchem Mitarbeiter die jeweilige Leistung abkassiert worden war,
• Der Gesamtwert der Anzahlung,
• Welcher Betrag bereits eingelöst worden ist,
• Restwert, welcher noch zum Einlösen zur Verfügung steht.

Kontakt

Ist ein Etikettendrucker an Ihr Kassensystem angebunden, können Sie hier eine Vorlage für den jeweiligen Kunden hinterlegen und z.B. (je nach eingerichteten Vorlagen in den Druckvorlagen unter Zahnrad – Backoffice – Einstellungen) Kundenetiketten ausdrucken.

Hier sehen Sie auch Ihre Angaben zu den aktiven Abfragen zum Kunden inklusive Datum und Uhrzeit. Die Abfragen werden, je nach Einstellung, z.B. vor einem Kassiervorgang angezeigt und entsprechend beantwortet.

Die Abfragen selbst können Sie unter Backoffice – Stammdaten – Kunden – weiteres – Abfragen anlegen und verwalten (Für weitere Details siehe

Hinweis: Wurde eine Abfrage in den Stammdaten deaktiviert, werden auch die Antworten zu dieser Abfrage beim Kunden ausgeblendet. Wird die Abfrage reaktiviert, werden auch die Antworten erneut eingeblendet, sobald man die Kasse abgemeldet und neu synchronisiert hat.
Wird eine Abfrage umbenannt, bleiben die Antworten beim Kunden unverändert.

Beziehungen

In diesem Bereich können Sie Beziehungen zwischen den einzelnen Stammkunden in Ihrem Kassensystem vermerken. Die Beziehungsarten (z.B. Tochter, Nachbar, Ehepaar etc.) müssen vorab unter Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Kunden – weiteres – Kundenbeziehungen definiert werden.

Möchten Sie eine neue Beziehung vermerken, klicken Sie auf den Button „neue Beziehung“. Es öffnet sich eine Liste Ihrer Stammkunden.

1. Wählen Sie zuerst in der obersten Zeile die zutreffende Beziehungsart aus. Möchten Sie eine Bemerkung zu der Beziehungsart hinzufügen, nutzen Sie dafür rechts das Feld „Bemerkung“.
2. Selektieren Sie den gewünschten Kunden und klicken Sie anschließend auf den Button rechts.

Hinweis: Das Einpflegen eines Neukunden über diesen Modus ist nicht möglich!

In der Beziehungsinfo werden Name, Beziehungsstatus und (falls in den Stammdaten hinterlegt) die Kontaktdaten wie Telefonnummer, Handynummer und Mailadresse angezeigt.

Über den Button „auflösen“ können Sie die Beziehungsangabe deaktivieren.

Bilder/Dokumente

Unter diesem Punkt können Sie Bilder und Dokumente zum Kunden hinterlegen. Um eine Datei hochzuladen, klicken auf „Datei auswählen“ und suchen Sie nach dem passenden Bild oder Dokument auf Ihrem Kassen-PC/Tablet.
Haben Sie beispielsweise eine Webcam an Ihrem PC angeschlossen, können Sie über den Button „Kamera aktivieren“ auch direkt über die Kamera Fotos erstellen und in den Kundenstammdaten hinterlegen.
Die hochgeladenen Bilder werden unter „externe Dateien“ angezeigt.

Kommunikation

Attribute

Protokoll

Unter „Protokoll“ haben Sie eine Übersicht über sämtliche Änderungen in den jeweiligen Kundenstammdaten.

Die Auflistung erfolgt nach dem gleichen, geregelten Prinzip:

Nummer: Die Nummer ist eine vom Kassensystem bestimmte ID und wird einmalig jedem Vorgang automatisch zugeordnet.

Datum: Hier sind das Datum und die Uhrzeit der Änderung angegeben.

Beschreibung: Zuerst ist immer die Grundaktivität samt KundenID angegeben.
Die Grundaktivität ist z.B. „Kunde angelegt“ oder „Kunde geändert“.
Die KundenID wird beim Anlegen des Kunden im Kassensystem automatisch und fest zugewiesen.
Anschließend ist angegeben, welches Feld geändert wurde (z.B. kd_plz) und was geändert wurde (z.B. bei Postleitzahl von 51999 in 51465). Dazu wird angegeben, welche letzte Änderungen zu welchem Zeitpunkt überschrieben worden ist (z.B. letzte Änderung vom 20.10.2023 um 17:19:36 geändert am/in 24.10.2023 um 12:14:41).

Benutzer: Hier sieht man, welcher Benutzer die Änderung in den Kundenstammdaten vorgenommen hat.

Die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regeln europaweit die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im privaten und öffentlichen Sektor.

Über die Buttons im Kundenprotokoll haben Sie folgende Möglichkeiten:

Datenexport lt DSGVO
Ermöglicht einen detaillierten Export der Kundendaten, inklusive dem Protokoll als xml-Liste, nach den Richtlinien der DSGVO. Die xml-Datei wird dabei auf Ihren Computer heruntergeladen.

Dateneinsicht lt DSGVO
Erstellt die gleiche Ansicht der Daten im xml-Format nach DSGVO, wie beim Datenexport, lädt dabei jedoch keine Datei herunter.

Datenlöschung lt DSGVO

Es kommt vor, dass ein Kunde seine Daten jedoch aus dem Kassensystem gelöscht haben möchte. In diesem Fall kann man die Löschung der Kundendaten über diesen Button tätigen. Somit werden die Stammdaten des Kunden für die Zukunft endgültig entfernt. Im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben bleiben lediglich Grunddaten des Kunden in der Kassenbuchhaltung weiterhin sichtbar (z.B. in bereits kassierten Kassenbelegen).
Klicken Sie bei der folgenden Abfrage auf „akzeptieren“, wird die Löschung unwiderruflich durchgeführt.