Kassenführung – eine kleine Übersicht

Abgabenordnung (AO)

Dieses Regelwerk beinhaltet sämtliche Vorschriften zum Steuer- und Abgaberecht und gilt für alle Steuern, die durch Bundesrecht oder Recht der Europäischen Union geregelt sind.
Die Verordnung ist in 9 Abschnitte geteilt und behandelt u.a. die Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, Regelungen zur Warenwirtschaft und die Kassennachschau.

Arbeitszeiterfassung

Nach einem Gerichtsurteil vom 13. September 2022 besteht klar eine Pflicht zur systematischen Erfassung der gesamten Arbeitszeit im Rahmen des Deutschen Arbeitsschutzgesetzes.

Aufbewahrungspflicht

Nach §147 AO müssen Geschäftsunterlagen bei Bedarf jederzeit einsehbar sein, z.B. bei einer Betriebsprüfung.
Zu den wichtigen Unterlagen gehören unter anderem Inventur- und Inventarlisten, Arbeitsanweisungen, Bilanzen, Programm- und Verfahrensdokumentation, Kassendaten, Belege und einiges mehr.
Die Aufbewahrungspflicht besteht auch nach Schließung oder Auflösung des Gewerbes.
Aufbewahrungsfrist: Grundsätzlich 10 Jahre.
Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht bzw. fehlende Unterlagen können bei einer Betriebsprüfung zu einer Schätzung und somit zu hohen Nachzahlungen führen.
Trotz Ablauf der Aufbewahrungsfrist kann bei Rechtsstreitigkeiten nach den Dokumenten verlangt werden. Wurden die Unterlagen inzwischen vernichtet und sind nicht mehr einsehbar, ist der Ablauf der Aufbewahrungsfrist kein ausreichender Grund für Abweisung.

Bonpflicht / Belegausgabepflicht

Nach §146a AO, Absatz 2, gilt in Deutschland die Belegausgabepflicht für alle aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfälle.
Es ist möglich, bei der zuständigen Behörde einen Antrag auf Befreiung von der Belegausgabepflicht einzureichen, allerdings wird die Befreiung individuell nach Fall entscheiden. Die Belegausgabepflicht entfällt lediglich bei einem Ausfall der Druck- bzw. Übertragungseinheit.

Der Bon muss folgende Informationen enthalten:
– Vollständigen Namen und Anschrift des Steuerpflichtigen,
– Steuernummer des Steuerpflichtigen,
– Belegnummer,
– Datum und Uhrzeit der Belegausstellung,
– Bezeichnung, Menge, Preis und Steuersatz des verkauften Artikels oder der getätigten Dienstleistung,
– Angaben über Rabatte und andere Sonderposten,
– Gesamtbetrag alle verkauften oder getätigten Leistungen, brutto- und netto-Angabe,
– gezahlter Betrag inkl. Angabe sämtlicher Zahlarten, inkl. Rückgeld,
– Seriennummer des Kassensystems und der TSE,
– TSE-Signatur als Text oder QR-Code,
– Angaben zu einer Steuerbefreiung, falls gegeben.

Sie können den Kassenbeleg / Bon bei TiM in elektronischer Form (z.B. per Mail als PDF oder JPG-Datei) oder in Papierform anbieten.

Gutscheine – Einzweck / Mehrzweck

Nach §3 Absatz 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) stehen bei der Ausgabe von Einzweck-Gutscheinen bereits der Ort der Leistung und die geschuldete Steuer bereits fest.
Gibt es in einem bestimmten Salon z.B. nur Artikel und Dienstleistungen mit 19% Steuersatz, verkauft dieser Einzweck-Gutscheine. Diese Gutscheine werden bereits beim Verkauf versteuert, da hier der Ort und der Leistungssatz feststeht.

Bei Mehrzweck-Gutscheinen nach §3 Absatz 15 UStG ist die Umsatzsteuer bei der Ausgabe noch nicht festgelegt und wird erst beim Einlösen durch die erbrachte Leistung definiert.
In einem Restaurant z.B. gibt es oft sowohl Speisen als auch Getränke und das noch zum Mitnehmen oder zum Hieressen. Da alles einen verschiedenen Steuersatz hat, ist der Zweck beim Kauf unbestimmt und der Gutschein automatisch ein Mehrzweckgutschein. Versteuert wird der Gutschein erst bei Einlösung.

TSE (Technische Sicherheitseinrichtung)

Die Technische Sicherheitseinrichtung ist in Deutschland seit dem 01.01.2020 nach §146a AO Pflicht und ist als USB-Stick oder Cloud-Variante in elektronischen Registrierkassen oder Kassensystemen installiert. Die TSE soll die manipulationssichere Speicherung von Kassendaten und die Einhaltung von steuerlichen Vorschriften gewährleisten. Sie stellt sicher, dass Geschäftstransaktionen ordnungsgemäß erfasst und gespeichert werden. Somit ist es nun auch nicht mehr möglich, das Datum auf einem Beleg zu ändern bzw. einen Beleg zurückzudatieren oder die Zahlart zu verändern.

Bei einem Ausfall der TSE muss der Steuerpflichtige schnellstmöglich dafür sorgen, dass die Ausfallursache behoben wird. Bei einem TSE-Ausfall muss der Ausfall auf dem Beleg durch eine Kennzeichnung oder durch das Fehlen einer Signatur erkennbar sein. Das Kassensystem kann trotz des Ausfalls weitergenutzt werden, der Ausfall und andere Störungen müssen dokumentiert werden.
Die Belegausgabepflicht bleibt von dem TSE-Ausfall unberührt.

Ist eine TSE im Kassensystem eingerichtet, muss auf den Kassenbelegen eine TSE-Signatur oder ein QR-Code abgebildet sein, welcher mit einer App ausgelesen werden kann. Ab dem 10.08.2021 gilt die Ergänzung im §6 Satz 2 der Kassensicherheitsverordnung – KassenSichV. Dort heißt es, eine TSE-Signatur muss „1. für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar oder 2. aus einem QR-Code auslesbar sein.“ Damit ist der QR-Code eine nützliche Ergänzung, aber keine Pflicht.

Die Daten der TSE unterliegen ebenfalls der 10jährigen Aufbewahrungspflicht.

Trinkgeld – wie muss dieses in der Kasse gehandhabt werden?

Nach §3 Nr. 51 EStG (Einkommenssteuergesetz) sind Trinkgelder für Angestellte in der Regel steuerfrei und nicht im elektronischen Kassensystem zu erfassen.
Ausnahme: unbare Zahlungen, z.B. per EC oder Kreditkarte. Dabei wird das Trinkgeld unbar gegeben und muss anschließend bar aus der Geschäftskasse entnommen werden. Hier muss zwingend eine Dokumentation in den Kassenaufzeichnungen erfolgen um die Nachvollziehbarkeit in der Buchhaltung und den korrekten bar-Bestand in der Kasse zu gewährleisten.

Wird das Trinkgeld nicht dem Angestellten, sondern dem Unternehmen zugeschrieben, muss dieses Trinkgeld als zusätzliche Einnahme im Kassensystem erfasst werden, z.B. als Leistung „Trinkgeld Chef“.

Systemkonten – das Prinzip der doppelten Buchführung

Das TiM-Kassensystem erfasst sämtliche Geschäftsvorfälle nach dem Prinzip der doppelten Buchführung. Dabei wird jede Transaktion in zwei entgegengesetzten Buchungen erfasst, wobei eine Seite die Soll-Seite und die andere die Haben-Seite ist. Dieses System gewährleistet, dass die Buchführung immer ausgeglichen ist und die Bilanz stimmt. Stellen Sie in Absprache mit Ihrem Steuerberater sicher, dass die Systemkonten in den Stammdaten Ihres Kassensystems korrekt hinterlegt sind, um Fehlermeldungen und Unstimmigkeiten zu vermeiden. Fehlende Soll / Haben – Konten führen auch dazu, dass der FibuExport für DATEV oder das Kassenbuch nicht exportiert werden können, da diese als fehlerhaft betrachtet werden.

Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation ist seit dem Jahr 2015 Vorschrift. Diese gehört zu den im Gesetz genannten Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen im Sinne des § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO und ist Teil der Betriebsprüfungsunterlagen.
Die Verfahrensdokumentation wird als transparentes und nachvollziehbares Handbuch Ihres gesamten Unternehmens betrachtet und bei jeder Prüfung angefragt. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Ihre Dokumentation regelmäßig aktualisiert wird.

Die Verfahrensdokumentation muss u.a. Informationen zur Ablauforganisation, Netzinfrastruktur, Benutzerhandbücher, Anweisungen an das Personal, Dokumentation über die Ersteinrichtung des Kassensystems und Fehlerbehandlungen im System sowie, viele weitere Punkte beinhalten.

„Egal, welche Form von elektronischem Aufzeichnungssystem der Steuerpflichtige einsetzt, er ist immer dafür verantwortlich, die Informationen zur Verfügung zu stellen, die der sachverständige Dritte benötigt, um das Kassensystem zu verstehen. Dies gilt auch in den Fällen, wo elektronische Aufzeichnungssysteme von einem fremden Dritten (z.B. Kassenaufsteller, Kassen – bzw. Softwarehersteller etc.) – was in der Praxis der Fall ist – erworben werden. Die Betriebsprüfung hat das Recht, dass im Bedarfsfall die Teile der Verfahrensdokumentation eingesehen werden können, die den Steuerpflichtigen nicht vorliegen.“

Teutemacher, T., 2020, Kapitel XII. Datenzugriff der Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen und Nachschauen, 3. Die Verfahrensdokumentation, Handbuch zur Kassenführung. Praxishandbuch für rechtssichere Umsetzung, S.122-125.

Unsere Rolle als Anbieter Ihres Kassensoftware schließt jegliche Kenntnisse oder Einblicke in interne betriebliche Abläufe aus. Wir tragen keine Verantwortung für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation in Ihrem Unternehmen.