Gutscheinverwaltung

Übersicht

Über TiM können Sie verschiedene Gutscheinarten führen und diese natürlich verkaufen und einlösen. Ob und welche Gutscheinarten Sie in Ihrem Geschäft führen, ist dabei Ihrer Kreativität überlassen: Geben Sie feste Gutscheinwerte vor, lassen Sie Ihre Kunden den Wert entscheiden oder verschenken Sie Gutscheine. Lassen Sie die Kasse Nummern vergeben oder arbeiten Sie mit vorgedruckten Gutscheinkarten.

Über Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Gutscheine gelangen Sie in Ihre Gutschein-Verwaltung:

Hier gibt es einen Überblick über bereits vorhandene Gutscheinarten.
Über die Tonne links können Sie die jeweilige Gutscheinart deaktivieren.
Hinweis: Über deaktivierte Gutscheinarten können keine Gutscheine verkauft werden. Bereits verkaufte Gutscheine sind danach aber immer noch wie gewohnt einlösbar.

Über den Bearbeitungsbutton rechts können Sie die Einstellungen der Gutscheinarten jederzeit anpassen.
Hinweis: Die geänderten Einstellungen wie Wert oder Gültigkeitszeitraum eines Gutscheins gelten nur für zukünftig verkaufte Gutscheine. Bereits verkaufte Gutscheine bleiben von Änderungen unberührt.

Wichtig: Von Beginn an ist der „Reklamationsgutschein“ als Gutscheinart im Kassensystem angelegt. Dieser ist für die Retoure-Funktion wichtig und sollte stets aktiv bleiben.

Gutscheinart erstellen

Möchten Sie eine neue Gutscheinart in Ihrem Kassensystem anlegen, klicken Sie auf den Button „neuer Gutschein“ oben links in der Gutscheinverwaltung. Es öffnet sich folgende Ansicht zur Gutscheinkonfiguration:

Aktiv
Das Häkchen bestimmt, ob die Gutscheinart aktiv im Kassensystem genutzt werden kann oder nicht. Wurde die Gutscheinart deaktiviert, kann Sie wieder reaktiviert werden, indem man hier wieder ein Häkchen setzt.

Nummer
Da Gutscheine ebenso über die Kasse verkauft werden wie Artikel oder Dienstleistungen, kann der Gutscheinart eine Kassennummer vergeben werden.

Beschreibung kurz
Geben Sie die Bezeichnung des Gutscheins an (max.30 Zeichen), die auch in der Kasse angezeigt werden soll (Beispiel: Treuegutschein).

Beschreibung lang
Hier können Sie eine weitere Gutscheinbeschreibung einfügen (max.30 Zeichen). Diese Beschreibung ist nur für Sie in den Stammdaten zu sehen und wird nicht auf dem Beleg angegeben.

Verkaufswert
Der Verkaufswert gibt den Betrag an, für welchen der Gutschein in der Kasse verkauft wird. Sie können hier einen festen Betrag eingeben oder Sie lassen das Feld leer für einen flexiblen Gutscheinwert.
Bleibt das Feld leer, werden Sie im Kassiervorgang nach dem Verkaufswert gefragt.
Werte/Preise wie 35,45€ sind erlaubt.

Einlösewert
Dieses Feld bestimmt den Gutscheinwert, den der Kunde nach dem Kauf einlösen kann.

Tipp:
Aktionsgutscheine können z.B. für 20€ verkauft werden, haben aber einen Einlösewert von 30€ – der Kunde kriegt 10€ Guthaben geschenkt. Dazu kann eine Gutscheinart erstellt werden, welche einen Verkaufswert von 20 hat und einen vorgegebenen Einlösewert von 30.
Geschenkgutscheine: Sie können eine Gutscheinart anlegen, welche einen Verkaufswert von 0 hat, aber einen Einlösewert von z.B. 15€ hat. Sie schenken dem Kunden damit ein Guthaben von 15€. Es wird auch in diesem Fall ein Beleg erstellt und kann dem Kunden ausgehändigt werden – mit einem zu zahlenden Betrag von 0€.

Beim Verkauf eines Gutscheins mit Verkaufswert 0 erfolgt eine Preisnachfrage. Sie können diese ignorieren und einfach auf „speichern“ klicken.

Flexibler Gutschein: Lassen Sie bei Verkaufswert und Einlösewert eine 0 als Betrag. Der gewünschte Betrag kann anschließend im Verkaufsprozess angegeben werden. Der Verkaufswert gleicht dann auch dem Einlösewert.

0-Preis erlaubt?
Die Angabe in diesem Feld bestimmt, ob ein Gutschein überhaupt ohne Verkaufswert verkauft werden darf. Eine 1 bedeutet ja. Eine 0 bedeutet nein.
Falls „nein“: Beim Verkauf des Gutscheins folgt eine Zwangsabfrage nach einem Verkaufspreis, der höher sein muss als 0€ – sonst folgt der Hinweis: „Falscher Betrag oder falsche Eingabe! Bitte korrigieren!“

Berechnung Einlösewert
Hier werden zwei Optionen zur Auswahl angeboten: Entweder wird der Einlösewert wie oben angegeben berechnet (Standardeinstellung) oder der Einlösewert wird aus Verkaufswert + angegebenen % (bei Erlösewert) berechnet.

Nummernvergabe
In diesem Feld bestimmen Sie, wie die Gutscheinnummern für diese Gutscheinart vergeben werden:
1. Keine Nummernvergabe: Gutscheine werden ohne Nummer verkauft. Diese Art von Gutscheinen ist nur kassierbar, wenn bei den allgemeinen Einstellungen das Einlösen ohne Gutscheinnummer als Option eingeschaltet ist.
2. Eigene Nummernvergabe: Beim Kassiervorgang erscheint ein Eingabefeld, wo Sie eine eigene Gutscheinnummer eintragen können.
Haben Sie vorgefertigte Gutscheinkarten mit Nummer oder Scancode, können diese in dem Abfragefenster eingescannt oder die Nummer manuell eingegeben werden.
Tipp: Sie können nicht nur Ziffern als Gutscheinnummer eintragen, auch Buchstaben sind erlaubt. Eine Gutscheinnummer kann also z.B. auch „Spende1003“ heißen.
Um diese alphanumerischen Gutscheinnummern abfragen und kassieren zu können, muss unter Zahnrad – Backoffice – Einstellungen – Allgemein beim Punkt „Kasse: Gutscheinsuche bei alphanumerischen Gutscheinen?“ ein „J“ eingesetzt sein, damit die Kasse nicht nur nach Ziffern Ausschau hält.
3. Nummern vergeben: Die Kasse vergibt beim Erstellen eines Gutscheins automatisch eine aufeinanderfolgende Anreihung von Nummern (z.B. 1,2,3 usw.). Es können mehrere Gutscheinarten aktiv sein, deren Gutscheine die gleichen Nummern nutzen.
Beim Kassiervorgang können Sie manuell entscheiden, welchen davon Sie einlösen möchten.

Etikettenvorlage
Haben Sie einen Etikettendrucker vor Ort, können Sie die Gutscheinnummern auf Etiketten drucken und z.B. auf angefertigte Gutscheinkarten kleben. Möchten Sie dafür eine spezielle Etikettenvorlage nutzen, können Sie diese hier auswählen.
Etikettenvorlagen können in den allgemeinen Einstellungen erstellt und angepasst werden.
Als Standardeinstellung ist hier „Defaultvorlage“ gesetzt. Die Gutscheininfo wird dabei auf einem zusätzlichen Beleg nach dem Kassiervorgang ausgedruckt.  
Sie können auch „Kein Ausdruck“ wählen. Nach dem Gutscheinverkauf wird bei dieser Einstellung nichts weiter gedruckt.

Gültig ab / Gültig bis
Sie können für Ihre Gutscheine ein Gültigkeitsdatum bestimmen. Ist bei „Gültig ab“ nichts eingegeben, gilt automatisch das Kaufdatum des Gutscheins. Ist bei „Gültig bis“ nichts angegeben, gilt automatisch eine Gültigkeit von 10 Jahre ab Kaufdatum.
Hinweis: Die Gültigkeit eines verkauften Gutscheins kann nicht rückwirkend korrigiert/verkürzt/verlängert werden. Die neu eingetragenen Vorgaben gelten nur für Gutscheine, die nach der Anpassung verkauft werden.
Sollen die Gutscheine nicht allgemein 10 Jahre gültig sein, sondern nur 3 oder vielleicht doch 15 Jahre? Die Jahresangabe können Sie über Zahnrad – Backoffice – Einstellungen – Allgemeines beim Punkt„Kasse: Vorgabe Gültigkeit von Gutscheinen? (Default 10, also 10 Jahre)“ anpassen.

Sind Sie mit den Vorgaben fertig, können Sie die Gutscheinart anlegen oder die getätigten Änderungen im bereits vorhandenen Gutschein bestätigen, indem Sie auf „Gutschein speichern“ klicken.

Gutschein verkaufen

Um einen Gutschein verkaufen zu können, muss die Gutscheinart zunächst in den Stammdaten hinterlegt sein. Anschließend kann diese ähnlich wie ein Artikel oder eine DL über den Titel, die Nummer oder einen Shortcut in der Kasse kassiert werden.

Je nach Einstellungen in der Gutscheinart wird eine Belegposition gebucht.

Wird eine Gutscheinart mit automatischer Nummernvergabe und fest vorgegebenem Betrag ausgewählt, wir dieser automatisch als Position in den Beleg geholt.

Falls der Verkaufswert 0 in der Gutscheinart angegeben wurde, erfolgt nun die Abfrage für den Verkaufswert. Handelt es sich dabei um einen Geschenkgutschein, den der Kunde nicht bezahlen muss, speichern Sie die 0.
Bei Beschreibung kann ein kurzer Text eingetragen werden, welcher auf dem Beleg ebenfalls abgebildet wird (z.B. Alles Gute zum 30. Geburtstag“).

Wenn zusätzlich zum Gutschein andere Leistungen oder Artikel abkassiert werden sollen, können Sie diese im gleichen Beleg buchen. Sobald alle Angaben gespeichert sind, kassieren Sie den Beleg wie gewohnt ab.

Zusätzlich zum Kassenbeleg wird ein kleiner Zusatzbon ausgedruckt, auf dem die Gutscheininformationen vermerkt sind. Diesen können Sie Ihrem Kunden mitgeben. Die Gutscheinnummer wird in der Kasse automatisch hinterlegt.

Wichtig: Wird ein Gutschein mit der Zahlart „offene Rechnung“ bezahlt, ist der Gutschein erst gültig, wenn die Rechnung in der Kassenbuchhaltung beglichen worden ist.

Gutschein einlösen

Um einen Gutschein einzulösen, buchen Sie zunächst alle Leistungen und Artikel des Kunden ein und klicken Sie auf Zahlen. Wählen Sie „Gutschein“ als Zahlart. Geben Sie in der folgenden Abfrage ein, welche Gutscheinnummer Sie einlösen möchten:

Lässt sich die Gutscheinnummer finden, zeigt das System direkt die passende Information zum Gutschein mit Kaufdatum und Restguthaben an, z.B.:

Ist der Gutscheinwert kleiner als die zu zahlende Summe wird bei „Betrag“ automatisch die volle Gutscheinsumme vorgeschlagen.
Ein Gutschein kann aber auch nur zum Teil eingelöst werden. Geben Sie bei „Betrag“ dafür einfach den gewünschten einzulösenden Betrag ein.
Möchte der Kunde mehrere Gutscheine einlösen? Auch kein Problem. Lösen Sie einen Gutschein ein, kehren Sie in die Abfrage der Zahlart zurück. Hier können Sie erneut auf „Gutschein“ klicken und wie zuvor einen weiteren Gutschein eingeben. Dieses Vorgehen können Sie für beliebig viele Gutscheine wiederholen. Alle Gutscheine werde schließlich unter der Zahlart gelistet:

Soll ein Gutschein doch nicht eingelöst werden? Klicken Sie auf das rote X um den jeweiligen Gutschein als Zahlungsmittel zu entfernen.

Um den Beleg abzuschließen, wählen Sie für den Restbetrag eine weitere Zahlart aus oder klicken Sie auf Zahlen, um den Beleg durchzubuchen.

Hinweis: Wird ein höherer Gutscheinbetrag eingegeben als die zu zahlende Summe, wird das überschüssige Gutscheinguthaben als Restgeld gesehen und von der Kasse als bares Rückgeld ausgezahlt.

Gutschein korrigieren

Sobald ein Gutschein über die Kasse verkauft wird, erscheint rechts in der „Nummerntabelle“ der jeweiligen Gutscheinart der Gutschein samt Gutscheininfo. Hier werden Gutscheinnummer, Kaufwert, bereits eingelöster Wert und die Kauf-/Einlösedetails samt Gültigkeitsdauer angegeben:

Um einen Gutschein zu korrigieren, suchen Sie zuerst nach der passenden Gutscheinnummer in der Nummerntabelle. Diese sind chronologisch nach Verkaufsdatum sortiert – neueste oben.  Die Gutscheine haben einen eigenen Bearbeitungsbutton:

Möchten Sie den Einlösewert des Gutscheins reduzieren, geben Sie bei Betrag den Wert ein, um den der Einlösewert verringert werden soll. Notieren Sie den Grund und klicken Sie auf speichern.
Der Betrag wird nun als eingelöster Betrag angezeigt und vermindert somit den Restwert des Gutscheins.

Hinweis: Für die manuelle Erhöhung des Einlösewerts bitte den Support kontaktieren.
Ist ein Gutschein vollständig eingelöst oder storniert worden, lässt sich dieser nicht mehr korrigieren. Der Bearbeitungsbutton fehlt.

Gutscheinnummern vorbelegen

Sobald eine Gutscheinart angelegt ist, erscheint im Bearbeitungsfenster rechts ein zusätzlicher Bereich. Hier gibt es den Reiter „Gutschein-Nummern vorbelegen“.

Wird als Nummernvergabe die Option „Nummern vergeben“ ausgewählt, zählt das Kassensystem bei den Gutscheinnummern einfach von 1 aufwärts. Sie können diesen Bereich nutzen, um einen eigenen Nummernkreis für Ihre Gutscheine vorzubestimmen – statt 1,2,3, etc, z.B. AG2024-01, AG2024-02, usw.
Um eine eigenen Nummernkreis vorzubestimmen, klicken Sie bei „Art“ auf „Neuer Gutschein (nicht verkauft)“. Geben Sie anschließend bei „Nummer“ die gewünschte Startnummer für die jeweilige Gutscheinart an. Diese darf aus Ziffern und Buchstaben bestehen. Klicken Sie abschließend auf den Button „Nummer speichern“.
Sie brauchen keinen Gutscheinwert einzugeben, dieser wird automatisch beim ersten Gutscheinverkauf automatisch ermittelt.
Der nächste Gutschein dieser Art wird anschließend unter der gewünschten Nummer verkauft und automatisch weitergezählt.

GutscheinNr. generieren

Im Bereich „Gutschein-Nummern vorbelegen“ finden Sie eine Art Gutscheinnummern-Generator. Mit diesem können Sie sich eine Excelliste mit vordefinierten Nummern ausgeben lassen und diese z.B. für die Herstellung von Gutscheinkarten nutzen.
Wichtig: Die hier generierten Nummern werden nicht automatisch im Kassensystem angelegt/gespeichert.

Klicken Sie auf den Button „GutscheinNr generieren“.

Abschließend wird eine Exceltabelle auf Ihrem PC abgelegt (z.B. im Download-Ordner).

Altgutschein anlegen

Haben Sie Gutscheine aus einem alten System oder möchten Ihre Papiergutscheine digitalisieren? In TiM können Sie bereits verkaufte Gutscheine nachträglich im Kassensystem und somit auch Ihrer Buchhaltung erfassen.
Gehen Sie dazu in die Gutscheinverwaltung über Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Gutscheine. Legen Sie für Ihre Gutscheine entweder eine neue Gutscheinart an, oder wählen Sie eine bereits vorhandene aus. Rechts oben gibt es den Reiter „Gutschein-Nummern vorbelegen“.

Stellen Sie die „Art“ auf „Altgutschein (verkauft)“ ein.
Geben Sie bei „Nummer“ die Nummer des Gutscheins ein. Sie können ruhig die alte Nummer übernehmen, um diese besser zuordnen zu können. Die Grundeinstellungen der Nummernvergabe auf der linken Seite werden hierfür ignoriert.
Bei „Restgutscheinwert“ folgt die Eingabe zum Einlösewert, welchen der Gutschein noch umfasst.
Klicken Sie abschließend auf den Button „Nummer speichern“. Der Gutschein wird daraufhin in die Nummerntabelle als aktiver Gutschein übernommen.

Hinweis: Diese Art der Gutscheinerstellung kann man auch für Geschenkgutscheine nutzen.
Im TiM Kassensystem wird dazu jedoch (anders als bei VK=0-Gutschein) kein Beleg erstellt. Der Gutschein wird dennoch als buchhalterischer Vorgang erfasst. Der Gutschein wird als Altgutschein sowohl in der Buchhaltung als auch bei der Gutscheininfo angegeben.

Gutscheinimport

Statt einzelne Altgutscheine anzulegen, können Sie über den Reiter „Gutschein-Nummern vorbelegen“ auch direkt einen größeren Import von Gutscheinen machen.
Klicken Sie dazu auf den Button „Import“ und füllen Sie die darunter erscheinende Importliste anhand des Formatbeispiels aus:

Klicken Sie anschließend auf „Import starten“. Die Gutscheine werden in die Nummerntabelle aktiv importiert. Es erscheint eine Anzeige, wie viele Gutscheine erfolgreich importiert wurden. Klicken Sie auf „OK“.
Für den Import gelten dieselben Regeln wie für das Anlegen aller Altgutschiene: Zu diesen Gutscheinen werden keine Belege erstellt. Die Gutscheine werden dennoch als buchhalterischer Vorgang erfasst. Die Gutscheine werden als Altgutschein sowohl in der Buchhaltung als auch bei der Gutscheininfo angegeben.