Betriebsprüfung – wo finde ich gefragte Kassenunterlagen?

Wir weißen darauf hin, dass die folgenden Informationen lediglich der Orientierung dienen und eine Verfahrensdokumentation nicht ersetzen. Des Weiteren verfügen wir über keinerlei Informationen zu sämtlichen betriebsinternen organisatorischen Fragen.

Eine ordentliche Dokumentation sämtlicher Geschäftsereignisse ist für eine Betriebsprüfung unabdinglich!
Die TiM-Kassensoftware ist lediglich ein Instrument, welches sämtliche Tätigkeiten innerhalb der Kasse für Sie erfassen und dokumentieren kann. Wir sorgen für eine reibungslose Funktion. Aber Sie allein bestimmen den Inhalt.

Bei einer Kassenprüfung sind unter anderem folgende Unterlagen gefragt (Dateien auf einem USB-Stick oder in ausgedruckter Form je nach Anfrage):

Verfahrensdokumentation

Das „Tagebuch“ Ihres Unternehmens und sei 2015 nach GoBD Pflicht. Wir als Kassenhersteller sind für die Führung einer Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen nicht verantwortlich. Im Idealfall wir diese von Ihnen in Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater geführt und regelmäßig aktualisiert.

„Egal, welche Form von elektronischem Aufzeichnungssystem der Steuerpflichtige einsetzt, er ist immer dafür verantwortlich, die Informationen zur Verfügung zu stellen, die der sachverständige Dritte benötigt, um das Kassensystem zu verstehen.

Dies gilt auch in den Fällen, wo elektronische Aufzeichnungssysteme von einem fremden Dritten (z.B. Kassenaufsteller, Kassen – bzw. Softwarehersteller etc.) – was in der Praxis der Fall ist – erworben werden. Die Betriebsprüfung hat das Recht, dass im Bedarfsfall die Teile der Verfahrensdokumentation eingesehen werden können, die den Steuerpflichtigen nicht vorliegen.“

Teutemacher, T., 2020, Kapitel XII. Datenzugriff der Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen und Nachschauen, 3. Die Verfahrensdokumentation, Handbuch zur Kassenführung. Praxishandbuch für rechtssichere Umsetzung, S.122-125.

Die Verfahrensdokumentation muss u.a. Informationen zur Ablauforganisation, Netzinfrastruktur, Benutzerhandbücher, Anweisungen an das Personal, Dokumentation über die Ersteinrichtung des Kassensystems und Fehlerbehandlungen im System sowie, viele weitere Punkte beinhalten.

Allgemeine Angaben zu Ihrem Kassensystem

Bei TiM (Time is Money) handelt es sich um eine PC-Kasse.

Hier wird zwischen einer Hardware-Version (mit Kassenserver) und einer Cloud unterschieden.
Bei der Hardware-Variante steht in den Geschäftsräumen vor Ort ein kleiner Kassenserver, welcher mit Strom versorgt wird und per LAN-Kabel an Ihren Internetrouter angeschlossen ist.
Ihre Daten werden dabei auf diesem kleinen Kassenserver gespeichert und können von diesem nur lokal (von Geräten im selben Netzwerk) aufgerufen werden. Der Zugang erfolgt über einen Weblink (IP-Adresse oder timpos.local).
Die Seriennummer Ihres Kassenservers finden Sie auf einem Aufkleber an der Unterseite des Kassenservers.

Haben Sie vor Ort keinen Kassenserver und Sie rufen Ihre Kasse über einen Weblink auf, welcher Ihren Geschäftsnamen beinhaltet? Dann arbeiten Sie mit einer Cloud-Variante. Ihre Daten werden dabei auf einem externen Server gespeichert und können von dort aus über den Link jederzeit abgerufen werden.

Anbieter und Standort für unser externes Rechenzentrum ist unter Punkt 6 „Unterauftragsverhältnisse und Verarbeitung in Deutschland sowie EU-In- und Ausland“ unter Anlage 2 in Ihrem Softwarepflegevertrag aufgeführt.

Ihre TSE (Technische Sicherheitseinrichtung)

Die Technische Sicherheitseinrichtung (kurz TSE genannt) ist ein seit 2020 gesetzlich vorgeschriebenes Sicherheitsmodul für alle elektronischen Kassensysteme und sorgt für eine lückenlose und fehlerfreie Datenaufzeichnung.

Ist eine TSE an Ihr Kassensystem angebunden (sowohl als Cloud-Variante oder als USB-Stick), finden Sie Informationen, wie Datum der Ausrüstung, die Art der TSE und das dazugehörige Zertifikat in Ihrem Kassensystem unter Zahnrad – Tagesabschluss – KassenSichV – Einrichtung:

Um die Zertifikate herunterzuladen (als PDF-Datei), klicken Sie auf den Zertifikat-Button. Eine Cloud-TSE von Fikaly hat 3 Zertifikate, während die TSE Swissbit (USB-Stick-Variante) lediglich über 1 Zertifikat verfügt.

Für Ihre Betriebsprüfungsunterlagen wird auch stets der aktuelle TAR-Export Ihrer TSE benötigt (Datenexport aller TSE-Signaturen). Beim Klicken auf den Button (siehe Bild) wird dieser als rar-Datei heruntergeladen: 

Betriebsprüferunterlagen (Handbuch, technische Dokumentation etc.)

Allgemeine Kassenunterlagen finden Sie in Ihrer Kasse unter Zahnrad – Backoffice – Buchhaltung – GoB Export:

Zu diesen Unterlagen gehören:

♦ 01 Allgemeine Beschreibung
♦ 02.1 Benutzerhandbuch
♦ 02.2 Programmdokumentation (Druckbar)
♦ 03 Technische Dokumentation
♦ 04 Betriebsdokumentation
♦ 05 Muster Verfahrensdokumentation Endanwender
♦ 06 Hinweise zur ordnungsgemäßen Kassenführung

Beim Punkt „05 Verfahrensdokument Endanwender“ handelt es sich lediglich um einen Musterentwurf. Für das Ausfüllen des Dokuments wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.

Gdpdu & DSinV-K Export

Den Gdpdu Export (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) können Sie ebenfalls über Zahnrad – Backoffice – Buchhaltung – GoB-Export herunterladen.
Selektieren Sie dafür das benötigte Datum in der oberen Zeile und klicken Sie auf den Button Gdpdu Export rechts oben. Sobald die Daten zusammengefasst wurden (dauert bis zu 5 Minuten), wird ein Ordner mit mehreren Dateien erstellt und ein weißes Fenster erscheint. Zum Herunterladen Ihrer Unterlagen auf den PC klicken Sie nun auf den Downloadlink:

Auch den Export für die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (kurz DSFinV-K) finden Sie direkt darunter. Auch hier gilt: Datum selektieren, auf den Button DSFinV-K-Export klicken und den erstellten Ordner per Klick auf den Downloadlink herunterladen:

Weitere Unterlagen (diverse Listen, Kassenjournal)

Hinweis: Ältere Kassenserver (Modelle vor 2021) sind oft mit dem Export großer Datenmengen überfordert. Es empfiehlt sich für die Listen kleinere Zeitspannen zu selektieren, z.B. 1 Monat, 6 Monate oder pro Jahr.

Das Kassenjournal als PDF-Datei entnehmen Sie bitte unter Zahnrad – Backoffice – Buchhaltung – Journal / Kassenprotokoll.
Hier das gewünschte Datum oder die Zeitspanne selektieren und über den grünen Button PDF Druck oben rechts PDF-Datei exportieren.

Das Abschlussarchiv mit sämtlichen Tagesabschlüssen, einzeln oder zusammen zum Nachdrucken, finden Sie über Zahnrad – Backoffice – Buchhaltung – Abschlussarchiv. Möchten Sie auch die stornierten Tagesabschlüsse einsehen und exportieren, setzten Sie vor dem Selektieren bei der Option „mit stornierten“ oben rechts ein Häkchen. Die stornierten Tagesabschlüsse werden daraufhin als rote Positionen in der Auflistung eingeblendet.

Falls benötigt, können Sie einzelne Listen mit baren oder/und unbaren Belegen, gestellten Rechnungen, Anzahlungen, Retouren, Stornos, Gutscheinen und anderen Fällen über Zahnrad – Backoffice – Buchhaltung – Auswertungen (zum Ausklappen draufklicken) separat als PDF-Dateien oder Excel-Tabellen exportieren.

Wenn Sie Ihre Warenwirtschaft über das TiM-Kassensystem verwalten, sollten auch Inventuren mindestens einmal im Geschäftsjahr durchgeführt werden.
Ihre Inventurergebnisse befinden sich unter Zahnrad – Backoffice – Lager – Inventurergebnis. Die Listen mit Inventurergebnissen und Differenzlisten sind als PDF (Druck-Button) oder als Excel-Tabelle (Export-Button) exportierbar.

Wir weißen außerdem darauf hin, dass für Kassendaten Ihrerseits eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren gilt.
Wir empfehlen eine regelmäßige Datensicherung außerhalb des Kassenservers auf einen USB-Stick oder anderen Datenträgern, z.B. im Fall von Brand oder Diebstahl. Falls Sie eine externe täglich durchgeführte Datensicherung durch uns gebucht haben, wird zusätzlich eine Kopie Ihrer Datenbank bis Vertragsende auf unserem externen Server aufbewahrt.