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Beleg korrigieren / nachbuchen (z.B. bei falscher Zahlart)
1. Beleg mit falscher Zahlart
Der Kunde hat mit EC-Karte bezahlt, aber Sie haben versehentlich „bar“ ausgewählt und den Beleg mit einer falschen Zahlart gebucht?
Durch die Einrichtung der TSE in allen elektronischen Kassen seit 2020 ist eine Umdatierung oder Änderung der Zahlart im Beleg nachträglich nicht mehr möglich (Manipulationsschutz). Der Beleg mit der falschen Zahlart muss also zeitig storniert und neu gebucht werden.
Der Beleg können Sie unter Zahnrad – Tagesabschluss – Belege stornieren:
2. Korrektur an einem neuen Kalendertag
Wichtig: Hat bereits ein neuer Kalendertag begonnen (auch ohne eine Buchung im Kassensystem), wird der neu erstellte Beleg auf den aktuellen Kalendertag gebucht. Aufgrund der vorgeschrieben TSE ist eine Änderung des Datums nicht möglich (Manipulationsschutz).
Sie müssen die Differenz also im Hinterkopf behalten (Am Tag der Stornierung zu wenig – am Tag der Nachbuchung zu viel).
Vermerken Sie auf dem neu erstellten Beleg am besten über die „Notiz„-Funktion im Beleg selbst, dass es sich hierbei um eine Nachbuchung handelt:
3. Korrektur bei bereits abgeschlossenem Tagesabschluss
Möchten Sie einen Beleg nachträglich korrigieren und haben den Tag bereits mit einem Tagesabschluss beendet? Um die Belege des Tages für Korrekturen freizugeben, muss vorher auch der Tagesabschluss storniert werden. Dies können Sie unter Zahnrad – Tagesabschluss – Listen – Abschlussarchiv machen:
Wichtig: Wenn Sie einen Tagesabschluss stornieren, bleiben die Belege des Tages davon unberührt – Sie müssen also nicht den ganzen Tag erneut eingeben.
Auch hier gilt: Buchen Sie einen neuen Beleg, wird dieser automatisch auf den heutigen Tag datiert (Stichwort TSE – Siehe Punkt 2). Im Anschluss können die einzelnen Tagesabschlüsse „pro Tag“ erneut abschließen.
4. EC-Beleg korrigieren mit einem an das Kassensystem angebundenen EC-Terminal
Ist das EC-Terminal an das Kassensystem angebunden, verlangt die Kasse bei einem Storno nach der EC-Belegnummer. Möchte man den Beleg neu eingeben, wird das Signal ebenfalls an das Terminal übertragen und es fragt erneut nach einer EC-Karte für die Zahlung.
Um die Abfrage nach der EC-Karte für eine Belegkorrektur (Storno und Neubuchung) zu unterbrechen, klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad und anschließend auf „EC-Terminal aus-/ein“. Geben Sie nun den Grund für die temporäre Deaktivierung an (z.B. Belegkorrektur).
Diese Aktion deaktiviert die Verbindung zum EC Terminal für 1 Zahlungsvorgang. Nun können Sie den Beleg stornieren und neu verbuchen.
Sobald Sie nun auf „Zahlen“ klicken, werden Sie darauf hingewiesen, dass das EC Terminal deaktiviert ist. Klicken Sie auf „akzeptieren„.
Ist der Zahlungsvorgang abgeschlossen, wird die Verbindung zum EC Terminal automatisch wieder hergestellt.
Achtung: Wird nur ein Storno gemacht, aber kein neuer EC-Beleg erstellt, muss das Terminal auf gleiche Weise erneut reaktiviert werden: Zahnrad – EC-Terminal aus-/ein erneut anklicken.