Artikelpreislisten – bearbeiten und importieren

Hunderte von Artikeln neu anlegen oder bereits bestehende Artikel aktualisieren mit nur drei Klicks? Mit einem Artikelimport gestaltet sich die Artikelverwaltung oft einfacher.
Über Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Artikel – Weiteres – Artikelimport können Sie eigene Listen oder die Produktpreislisten von Lieferanten importieren.

Wichtig: Um Preislisten in das Kassensystem zu importieren, müssen diese zuerst vorbereitet werden. Importieren Sie falsch formatierte oder unbearbeitete Listen in das Kassensystem, führt dies zu schweren Fehlern in Ihrer Datenbank! Falsche Datensätze können nur manuell mit viel Aufwand korrigiert, aber nicht mehr vollständig aus dem System entfernt werden.
Deshalb ist es besonders wichtig, dass die Import-Datei möglichst korrekt ausgefüllt wird.

Für den Import sind folgende Dinge besonders zu beachten:

♦ Als Importformate sind nur xls/xlsx und csv zugelassen. Produktpreislisten können bei Ihrem Lieferanten im entsprechenden Format angefragt werden.
Die Datei des Lieferanten dient dabei als Vorlage und Informationsquelle, die sortiert und gegebenenfalls ergänzt werden muss. Je nach Preisliste sind dort nämlich die wichtigsten Angaben zum Produkt enthalten, wie EAN, Artikelbezeichnung, Einkaufspreis (EK) und Verkaufspreis (VK), die mit wenigen Klicks hin und her kopiert werden können.

♦ In fremden Tabellen verbergen sich nicht selten Sonderzeichen und Sonderformatierungen, welche mit bloßem Auge nicht immer erkennbar sind. Es empfiehlt sich daher ein Import nach Format (Standard2).

♦ Es dürfen sich keine Sonderzeichen in der Tabelle befinden, außer im Beschreibungsfeld des Artikels. Sonderzeichen und Sonderformatierungen führen zu fehlerhaftem Import.

♦ Bevor Sie jegliche Änderungen in Ihrer Datenbank vornehmen, empfehlen wir vorher eine Datensicherung zu machen, um im Notfall den ursprünglichen Zustand Ihrer Datenbank zu sichern. Die Datensicherung kann über Zahnrad – Backoffice – Wartung – Datensicherung und Backup an FTP durchgeführt werden.

♦ Bei Kassenservern, welche älter als 3 Jahre alt sind, sollte die Importliste nicht mehr als 499 Artikel (Zeilen) beinhalten. Es besteht Überlastungsgefahr inklusive Datenbankabsturz. Sollte Ihre Produktliste mehr Artikel beinhalten, muss diese auf zwei Listen aufgeteilt werden.

Für den Import können Sie gern unsere vorgefertigte Vorlage nutzen. Klicken Sie auf herunterladen, um die Datei auf Ihrem PC zu speichern:

Importliste erstellen / bearbeiten

Wichtig: Die Spalten sollten in Text-Formatierung eingestellt sein, sonst werden vorangehende oder anhängende Nullen bei einer Nummer automatisch entfernt. Die Zellenformatierung können Sie jederzeit anpassen, indem Sie die benötigten Zeilen markieren, dann Rechtsklick in den markierten Bereich und hier auf „Zellen formatieren“ – „Text“ klicken.

In die jeweiligen Spalten können Sie nun die benötigten Informationen eintippen oder aus der Preisliste des Herstellers per Kopieren/Einfügen übertragen. Möchten Sie z.B. einen anderen Verkaufspreis angeben als in der Liste des Lieferanten angegeben, können Sie diesen auch manuell in die Tabelle eintippen.
Die in der folgenden Liste blau markierten Punkte sind für den Import besonders wichtig und sollten möglichst immer angegeben sein.

• Spalte A – Lieferant:
  Hier wird der Name des Lieferanten eingetragen, so wie dieser in der Kasse hinterlegt ist.
  Sind sämtliche Artikel in der Liste für ein und denselben Lieferanten bestimmt, kann die Spalte leer gelassen werden.

• B – SAP-MaterialNr.:
  Falls noch eine SAP Nummer genutzt wird, kann diese hier angegeben werden.

• C – Artikel-Nr:
  Tragen Sie hier die Artikelnummer des jeweiligen Artikels ein. Sie können diese auch selbst vergeben, um den Artikel zu personalisieren. Die Artikelnummer ist nicht die EAN Nummer!

• D – Artikelgruppe:
  In TiM können Artikel in sogenannte Artikelgruppen einsortiert werden, um den umfangreichen Artikelbestand übersichtlicher zu strukturieren.
  Ist eine Gruppe bereits in den Stammdaten des Kassensystems angelegt, können Sie diese hier eingeben und den Artikel somit der Gruppe zuordnen.
  Ist diese Gruppe noch nicht in den Stammdaten vorhanden, wird diese beim Import automatisch angelegt.

• E – Artikelbezeichnung 1:
  In den Artikelstammdaten können Sie einem Artikel bis zu drei Beschreibungen vergeben. Die Hauptbezeichnung tragen Sie am besten hier in die erste Spalte ein. Ist der Name beispielsweise lang (mehr als 40 Zeichen), können Sie diesen auf Spalten E/F/G aufteilen.
  Wir empfehlen außerdem bei gleichnamigen Artikeln mit unterschiedlichen ml/g Größen, die ml/g Angaben in Spalte F oder G einzutragen, um die Artikel einfacher zu unterscheiden.

• F – Artikelbezeichnung 2 ⇒ Siehe E
• G – Artikelbezeichnung 3 ⇒ Siehe E

• H – EAN-Code1:
  Hier wird die EAN des Artikels eingetragen. Dabei handelt es sich meist auch um die Nummer des Barcodes, den Sie in die Kasse einscannen können.
  Wird keine EAN vergeben, entsteht beim Import automatisch ein neuer Datensatz in der Kasse und damit ggf. eine Dublette, da die Importliste in erster Linie nach EAN abfragt.
  Doppelt angelegte Stammsätze können per Dublettenprüfung zusammengefügt werden.

• I – EAN-Code2:
  Diese Spalte ist vorgesehen für Artikel, die eine zweite EAN besitzen, beispielsweise den US EAN: UCC (manche Artikel haben sogar zwei Barcodes zum Scannen). Wird der Code nicht benötigt, können Sie die Spalte ebenfalls leer lassen.

• J – Farbe:
  In dieser Spalte kann die Farbe des Artikels angegeben werden.

• K – Menge:
  Diese Spalte bitte leer lassen. Die Mengenangaben können stattdessen in die Artikelbeschreibung eingefügt werden.

• L – Einheit:
  Hier bestimmen Sie die Einheit des Artikels (z.B. Stück, ml u.ä.). Diese Angabe wird in den Artikelstammdaten bei Bestand – Einheit hinterlegt.

• M – Verkaufeinheit/Stck.: Diese Spalte bitte immer leer lassen.
• N – Verpackungseinheit (VE): Diese Spalte bitte immer leer lassen.
• O – VE-Preis: Diese Spalte bitte immer leer lassen.

• P – EK:
  Geben Sie hier den Einkaufspreis (EK) des Lieferanten ein.
  Ist der Artikel neu und es wird nichts eingetragen, wird beim Import der Einkaufspreis mit 0 angegeben.
  Ist der Artikel bereits vorhanden und hier wird nichts eingetragen, behält der Artikel seinen ursprünglichen EK bei. Wird eine 0 eingetragen, überschreibt der Wert 0 den ursprünglichen EK.

• Q – VK:
  In dieser Spalte wird der Verkaufspreis (VK) des Artikels angegeben, der in Ihrer Filiale gilt. Sie können hier den UVP des Herstellers aus der Liste übernehmen, oder wählen einen eigenen Preis.
  Auch hier gilt die Preisangabe bei leer oder 0 wie beim EK.
  Bei EK und VK bitte auf die Formatierung achten: Reine Zahlen mit zwei Nachkommastellen nutzen, Komma als Trennzeichen (z.B. 3,99).
  Bei geraden Zahlen reicht auch eine Ziffer ohne Nachkommastelle.
  Bitte keine Sonderzeichen (z.B. €) oder Buchstaben eingeben.

• R – MwSt. (7 o. 19 %):
  Bitte leer lassen. Im Idealfall wird die Mehrwertsteuer durch Ihre Angaben in den Systemkonten automatisch bestimmt.

• S – Ist-Bestand:
  Wenn der Artikelimport lediglich zur Aktualisierung von Preisen u.ä. genutzt wird, diese Spalte bitte leer lassen. Der aktuelle Ist-Bestand wird aus den bereits vorhandenen Artikelstammdaten übernommen.
  Wird über diesen Import z.B. ein neuer Artikel angelegt und man gibt hier den aktuellen Bestand ein, entfällt nach dem Import der Extra-Schritt für den Wareneingang.
  Wichtig: Eine Änderung im Bestand durch den Listenimport wird im Kassensystem als Bestandsänderung erfasst – nicht als Wareneingang.

• T – Mindestbestand:
  Hier kann der gewünschte Mindestbestand eines Artikels festgelegt bzw. angepasst werden. Dieser Eintrag ist sinnvoll, wenn Sie die Funktion „Bestellvorschlag“ in der Lagerverwaltung nutzen.

• U – Grosses Bild / V – kleines Bild / W – Mittleres Bild:
  Diese Feld bitte leer lassen.
  Falls Sie gern ein Bild zum Produkt hochladen möchten, empfehlen wir das Einbuchen über einen elektronischen Lieferschein oder direkt über die Artikelstammdaten in der Kasse.

• X – Aktiv:
  Hier wird bestimmt, ob der Artikel aktiv oder inaktiv eingespielt wird.
  Wird eine 0 eingetragen, wird der Artikel inaktiv eingespielt und ist beim Einscannen in der Kasse nicht verfügbar.
  Wird eine 1 beim Artikel eingetragen, wird der Artikel aktiv eingespielt.
  Wird in der Spalte nichts eingetragen, entscheidet das System selbst. Bei neuen Artikeln wird dieser automatisch auf aktiv gesetzt. Bei bereits vorhandenen Artikeln wird die ursprüngliche Einstellung beibehalten.

• Y – Kabinett:
  Diese Einstellung gibt Kabinettware als solche an.
  Wird der Artikel auch als Kabinettware genutzt, bitte eine 1 eintragen.
  Wird eine 0 eingetragen, so wird der Artikel als reiner Verkaufsartikel angelegt.
  Wird in der Spalte nichts eingetragen, entscheidet das System selbst. Bei neuen Artikeln wird dieser automatisch auf aktiv gesetzt. Bei bereits vorhandenen Artikeln wird die ursprüngliche Einstellung beibehalten.

• Z – Verkauf:
  Wird eine 0 eingetragen = Ware, die nicht für den Verkauf freigegeben ist. Nicht für den Verkauf freigegebene Ware ist zwar in den Stammdaten eingepflegt, lässt sich beim Eingeben oder Einscannen in der Kasse jedoch nicht finden.
  Ist hier eine 1 eingetragen = dieser Artikel darf verkauft werden.
  Wird in der Spalte nichts eingetragen, entscheidet das System selbst. Bei neuen Artikeln wird dieser automatisch auf aktiv gesetzt. Bei bereits vorhandenen Artikeln wird die ursprüngliche Einstellung beibehalten.

• AA – ListenEK:
  Hat der Lieferant einen allgemeinen EK und einen reduzierten EK speziell für Sie in der Preisliste angegeben, können Sie hier Ihren persönlichen EK eintragen. Der allgemeine EK wird wie gehabt in Spalte P eingetragen.

• AB – VK bis:
  Ist der Verkaufspreis des Produktes variabel, kann hier der maximale VK für das Produkt festgelegt werden.

• AC – Min.Bestellmenge:
  Nutzen Sie die Bestellfunktion über das TiM-Kassensystem können Sie hier für das Produkt die kleinste Bestellmenge vorgeben.

• AD – Max.Bestellmenge:
  Nutzen Sie die Bestellfunktion über das TiM-Kassensystem können Sie hier für das Produkt die höchste Bestellmenge vorgeben.

• AE – 0-Preis erlaubt:
  Über diese Eingabe wird bestimmt, ob der Artikel mit einem Preis von 0 verkauft werden darf. Hier bitte eine 0 eintragen, wenn dies nicht erlaubt ist.
  Tragen Sie eine 1 ein, kann der Artikel über die Kasse mit einem VK von 0 € verkauft werden – es erscheint vorab jedoch ein Eingabefenster in der Kasse, wo Sie den Preis manuell eintragen können. Wird eine 2 eingetragen, wird der Artikel beim Abkassieren direkt mit VK 0€ als Position verbucht.
  Wird das Feld leer gelassen, gilt automatisch = 0-Preis erlaubt.

• AF – Preis/Hundert:
  Hier wird der Preis pro 100 Einheiten (ml, Gramm usw.) angegeben, falls gewünscht. Die Angabe findet sich anschließend in den Stammdaten des Artikels im Feld Preis/Hundert wieder.

• AG – Marke:
  Falls Sie nicht nur einen Lieferanten, sondern auch eine passende Marke für das Produkt in der Kasse hinterlegt haben, können Sie hier das Produkt dieser Marke zuweisen. Ist die Maske zuvor nicht in den Stammdaten angelegt worden, wird diese beim Import der Datei automatisch neu erstellt.

• AH – interneID:
  In dieser Spalte bitte nichts eintragen! Die Spalte dient als Platzhalter, welchen das Kassensystem selbstständig ausfüllen muss. Eine manuelle Eingabe in dieser Spalte würde zu schwerwiegenden Komplikationen in der Datenbank führen!

Ist die Liste zufriedenstellend gefüllt, speichern Sie das Dokument ab.

Liste importieren

Lieferant:
Wählen Sie hier zuerst aus, welchem Lieferanten die zu importierende Liste zugeordnet werden soll. Sie können hier aus allen in Ihrem Kassensystem aktiv angelegten Lieferanten auswählen.
Haben Sie in der Liste mehrere Lieferanten bereits in der Spalte „Lieferant“ angegeben, dann gelten automatisch diese.

Import-Format:
Hier ist zunächst automatisch das gängige Excel-Format xls/xlsx (Standard2) vorausgewählt. Je nach Importdatei können Sie außerdem das Standard3-Format, das CSV-Format (nur nach Format2) oder eine Gambio-Liste wählen. So wird dem Kassensystem signalisiert, nach welchen Kriterien importiert wird.

In den folgenden 7 Kästchen ist keine Voreinstellung gesetzt. Die Angaben in der Importliste werden somit priorisiert. Falls gewünscht, können Sie hier einige Extra-Einstellungen für den Import festlegen. Ist keine dieser Auswahlmöglichkeiten gewollt, können natürlich alle Kästchen leer gelassen werden:

nur neue Artikel:
Setzen Sie hier ein Häkchen, werden nur Artikel aus der Liste importiert, welche noch nicht in den Stammdaten des Kassensystems existieren. Ein nützliches Extra, wenn man z.B. nicht die Preise ändern, sondern nur neue Artikel im System anlegen möchte.

nur bestehende Artikel:
Diese Option kann gewählt werden, wenn Sie nur die bereits in den Stammdaten angelegten Artikel importieren möchten. Dabei werden die bereits vorhandenen Daten angepasst aber keine neuen Artikel angelegt.

alle Artikel des Lieferanten vorher deaktivieren:
Ist hier ein Häkchen gesetzt, werden zuerst alle Artikel des Lieferanten im Kassensystem automatisch deaktiviert. Beim Import der neuen Liste werden dann die Artikel wieder aktiviert, bei denen in Spalte X eine 1 eingetragen ist. Diese Funktion ist beispielsweise nützlich, wenn Sie alte Artikel deaktivieren möchten, die Sie nicht mehr im Sortiment führen.

alle als inaktiv importieren:
Ist hier ein Häkchen gesetzt, werden alle Artikel aus der Importliste zunächst inaktiv eingepflegt. Dabei spielt die Eingabe in Spalte X keine Rolle. Diese inaktiv eingepflegten Artikel werden in der Kasse erst aktiv geschaltet, wenn ein Wareneingang stattfindet, oder der Artikel manuell auf „aktiv“ eingestellt wird.

fehlende Lieferanten anlegen:
Falls ein Lieferant in der Import-Liste angegeben ist, der noch nicht im Kassensystem eingepflegt wurde, können Sie diesen oben bei „Lieferant“ entsprechend nicht auswählen.
Wird diese Option angeklickt, wird der fehlende Lieferant beim Import der neuen Liste automatisch angelegt.

fehlende Lieferanten ignorieren:
Diese Funktion kann für den allgemeinen Gebrauch ignoriert werden.

EAN strikt beim Lieferant prüfen:
Es kann passieren, dass die gleiche EAN für einen Artikel bei zwei verschiedenen Lieferanten hinterlegt ist. Setzt man hier ein Häkchen, wird der Artikel aus der Importliste strikt nur mit dem Artikel des zugeordneten Lieferanten abgeglichen.

Klicken Sie anschließend auf den Button Datei auswählen. Es öffnet sich ein zusätzliches PopUp Fenster auf Ihrem PC. Hier müssen Sie nun die Import-Datei finden und mit einem Doppelklick auswählen. Die Excel-Datei wird dabei in die Kasse geholt und die Anzeige des Buttons Datei importieren verändert sich. Nun wird auch der Name der gewählten Datei im Button angezeigt mit “C:\fakepath\Dateiname“:

Ist alles richtig? Dann klicken Sie auf den Button „Datei importieren“, um die angegebene Datei hochzuladen. Der Vorgang kann je nach Datenmenge und Alter des Kassenservers einige Minuten dauern.

In der Mitte erscheint nun eine Anzeige, welche die bereits importierten Zeilen zählt. Unter dem Button Datei auswählen schaltet sich nun ebenfalls eine Statusanzeige ein: OK Import wird gestartet“.
Im laufenden Import kann sich diese immer wieder ändern und z.B. die Anzahl der bereits importierten Positionen anzeigen (statt ….. z.B. 421 von 537).

Wichtig: Ist der Import bei einer bestimmten Zeile abgebrochen (weil die Angaben in der Zeile fehlerhaft waren), bleibt die Anzeige in der Zählung bei der fehlerhaften Zeile stehen.
Es heißt zwar anschließend ebenfalls „Datenbankname enthält: Fertig“, jedoch bleibt die Meldung „Import fertig“ aus.

Die Angaben unter dem Punkt Format (Standard2) sind die Anhaltspunkte für die Bearbeitung einer Preisliste, die bereits weiter oben detailliert erklärt wurden.
Rechts daneben finden Sie die passenden Punkte zu Format (Standard3).