Arbeitszeit erfassen und verwalten

Nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) besteht in Deutschland eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Somit stehen Arbeitgeber in der Pflicht, die Arbeitszeiten Ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen.

Wenn Sie sich morgens im TiM-Kassensystem mit Ihrer Benutzer-PIN anmelden, beginnt keine automatische Erfassung Ihrer Arbeitszeit. Die TiM-Kassensoftware verfügt dafür über eine „Stempeluhr“ samt Verwaltungsfunktion der Arbeitszeiten.

Arbeitszeit erfassen

Um eine Erfassung Ihrer Arbeitszeit zu starten, loggen Sie sich zunächst in das TiM-Kassensystem ein und klicken Sie oben links auf den „TEAM“-Button. Hier werden Ihnen alle im Kassensystem verfügbaren Mitarbeiter angezeigt. Sind alle Mitarbeiter noch nicht eingestempelt, sieht es etwa so aus:

Nun können Sie die Erfassung Ihrer Arbeitszeit starten, indem Sie auf das „Abwesend“-Symbol (Kreis mit rotem Strich) klicken und dort den Status „Anwesend“ auswählen.

Damit sind Sie eingestempelt (grünes Häkchen den dem Avatar oder Foto) und Ihre Arbeitszeit wird vom Kassensystem erfasst. Dazu wird Ihr Avatar oder Foto eingeblendet und Sie können nun auch für einen Kassiervorgang ausgewählt werden.

Pause und andere Sonderzeiten

Möchten Sie sich in Pause einstempeln oder einen Kollegen für heute als krank vermerken, können Sie dies ebenfalls jederzeit tun. Klicken Sie dazu erneut auf den Status-Kreis und wählen Sie dort eine der verfügbaren Abwesenheitsgründe.

Sind Sie mit einem anderen Status als „Anwesend“ markiert, z.B. „Pause“ oder „krank“, wird Ihr Bild ausgeblendet und Sie können nicht für einen Kassiervorgang ausgewählt werden:

„Anwesend“ und „Abwesend“ sind als Auswahloption immer vorhanden. Andere Abwesenheitsgründe können beliebig in den Stammdaten für die Bedürfnisse des eigenen Unternehmens angepasst werden. Gehen Sie dazu Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Mitarbeiter – weiteres – Abwesenheitsgründe:

Hier können Sie über den Button „neuer Abwesenheitsgrund“ einen neuen Status der Liste hinzufügen, welcher beim Stempeln zur Verfügung stehen soll.
In der Liste der bereits vorhandenen Gründe können Sie Punkte auch jederzeit deaktivieren (Mülltonne links) oder einfach bearbeiten (Stift rechts). So kann der Grund „Schule“ z.B. einfach in Fortbildung umbenannt werden oder „Freizeit“ in „Betriebsferien“.
Eine Änderung der Grund-Bezeichnung hat keinen Einfluss auf bereits gestempelte und somit erfasste Arbeitszeiten.

Hinweis: Es können nur Abwesenheitsgründe angegeben werden. Besondere Anwesenheitszeiten wie „Homeoffice“ oder „Ausbildungszeit“ können aktuell noch nicht angegeben werden.

Verwaltung der Arbeitszeit

Hat ein Mitarbeiter vergessen sich ein- oder auszustempeln? Oder haben die Mitarbeiter Ihre Urlaubswünsche für das neue Jahr vorgelegt?
Über Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Mitarbeiter – weiteres – Anwesenheit können Sie sämtliche Anwesenheitsdaten Ihrer Mitarbeiter verwalten.

• Über die obere Navigationsleiste können Sie das Jahr, den Monat und den Mitarbeiter selektieren.
• Links sehen Sie die Anwesenheits-Gründe, die in Ihrer Kasse hinterlegt sind.
• In der Tabelle rechts werden die einzelnen Monatstage aufgelistet. Hier wird pro Tag inklusive Datum angezeigt, mit welchem Status der Kollege aktuell hinterlegt ist, die Uhrzeit samt Dauer in welcher der Kollege z.B. als „anwesend“ eingestempelt war und wieviel Umsatz dieser an jenem Tag gemacht hat.
• Ganz rechts sehen Sie zum Vergleich die Öffnungszeiten der Filiale (die sie in den Filialstammdaten hinterlegt haben) und das Wetter falls angelegt.
• Sämtliche Anpassungen der Arbeitszeiten in diesem Bereich werden im Kassenjournal als Änderung mit Benutzerangabe erfasst.

Anwesenheitszeiten korrigieren

Hat jemand vergessen sich einzustempeln oder sich aus der Pause auszustempeln? Dies kann hier ebenfalls korrigiert werden – jedoch erst wenn die Schicht abgeschlossen worden ist. Das liegt daran, dass für die Korrektur des Arbeitstages sämtliche Anwesenheitszeiten erneut abgefragt werden.
Klicken Sie zur Anpassung der erfassten Arbeitszeit auf den gewünschten Tag und anschließend auf den Button „An-/Abwesend“:

Nun erscheint eine Abfrage für die korrekten Anwesenheitszeiten des Mitarbeiters für den gewählten Tag.

Tragen Sie bei „Zeit von“ und „Zeit bis“ die korrekte Anwesenheitszeit ein (z.B. 08:59 bis 17:45 – ganz wichtig Format beachten). In den Feldern „Pause von“ und „Pause bis“ tragen Sie die korrekte Pausenzeit im selben Format ein.
Achtung: Hatte der Mitarbeiter vorher bestimmte Zeiten in diesen Feldern eingetragen und die Felder werden bei der Korrektur nicht erneut gefüllt, ersetzen die „leeren“ Angaben beim Speichern die vorherigen Zeiten.

Urlaubstage, Krankmeldungen und andere Sonderzeiten im Voraus eintragen

Wählen Sie in der oberen Leiste das gewünschte Jahr, den Monat und den passenden Mitarbeiter aus. Klicken Sie nun einen oder mehrere Tage hintereinander an. Diese werden daraufhin rot markiert. Haben Sie sich verklickt und einen Tag zu viel oder falsch ausgewählt? Klicken Sie diesen erneut an – er wird daraufhin grau und in der Auswahl nicht mehr berücksichtigt:

Klicken Sie nun rechts auf den gewünschten Status, z.B. Urlaub. Es erscheint folgende Abfrage.

Klicken Sie auf „akzeptieren“ und die gewählten Tage werden alle mit „Urlaub“ markiert.

Das selbe Vorgehen kann man auch anwenden, wenn ein Kollege sich für den Rest der Woche krank gemeldet hat:

Der hier in den Stammdaten eingetragene Status wird am angegebenen Tag bereits ohne das manuelle eingreifen über den „TEAM“-Button dort bereits hinterlegt sein.

Haben Sie sich bei den Urlaubs- oder Krankentagen doch vertan und möchten einen bereits hinterlegten Status für einen Tag wieder „leer“ machen? Auch das geht. Klicken Sie dazu den gewünschten Tag an und anschließend auf „An-/Abwesend“. Daraufhin erscheint die Abfrage der Arbeitszeit. Tragen Sie hier nichts ein und klicken Sie auf „speichern“. Der Status wird für den gewünschten Tag daraufhin entfernt und die Dauer des Tages ist einfach wieder bei 0.

Liste / Übersicht der Arbeitszeiten

Möchten Sie eine Übersichtsliste der Anwesenheitszeiten für alle oder einzelne Mitarbeiter einsehen und ausdrucken? Die Liste können Sie unter Zahnrad – Backoffice – Auswertungen – Filiale – Anwesenheit pro Tag für einen beliebig wählbaren Zeitraum erstellen und als PDF speichern oder ausdrucken.

Selektiert wird nach Datum und für einen oder alle Mitarbeiter.
Ein Häkchen bei inkl. Details blendet in der Tabelle auch die einzelnen gestempelten Zeitpunkte inklusive Dauer ein.

Zusätzlich zu den gestempelten Uhrzeiten gibt es auch die Angabe der gesamten Arbeitszeit inkl. Pause, Pausenzeit, Anwesenheitszeit ohne Pause und die Dienstplanvorgabe.
Wird kein Dienstplan gepflegt, orientiert sich das Kassensystem an den Öffnungszeiten der Filiale, welche unter Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Filiale eingepflegt sind.

In der Spalte Abweichung berechnet das Kassensystem anhand der Anwesenheits- und Planzeit die Über- bzw. Minusstunden

Pro Mitarbeiter gibt es zudem eine Gesamt-Zeile zur Übersicht. Drunter zu sehen sind auch die angegebenen Krankheitstage und Urlaubstage.