Anzahlungen

Anzahlungsart anlegen

Anzahlungen werden als Vorschuss für zukünftige Leistungen erbracht und können als Guthaben bei Stammkunden hinterlegt werden.
Bevor der Kunde bei Ihnen eine Anzahlung leisten kann, muss die Anzahlungsart in der Kasse angelegt sein. Sie können dazu eine allgemeine Anzahlungsart anlegen, oder mehrere spezifische Anzahlungsarten. Der Betrag der Anzahlung kann ebenfalls variabel sein, oder Sie legen vorab bereits einen bestimmten Betrag fest, der berechnet werden muss.

Um eine Anzahlungsart in Ihrem Kassensystem anzulegen, gehen über Zahnrad – Backoffice – Stammdaten zu Anzahlungen. Hier haben Sie eine Übersicht der bereits angelegten Anzahlungsarten, welche Sie bearbeiten oder deaktivieren können.
Über den Button neue Anzahlung können Sie eine neue Anzahlungsart erstellen:

Aktiv
Ist hier kein Häkchen gesetzt, wird dieser Datensatz vom Kassensystem als deaktiviert betrachtet und kann nicht genutzt werden. Ist eine Anzahlung deaktiviert, können Sie diese wieder reaktivieren, indem Sie das Häkchen setzten und die Anzahlung speichern.

Nummer
Um die Anzahlung über die Direktsuche in der Kasse schneller zu finden,
können Sie der Anzahlung eine eigene Nummer vergeben (ähnlich einer Artikel- oder Dienstleistungsnummer, kein Muss).

Beschreibung kurz
Geben Sie hier eine kurze Beschreibung der Anzahlung ein (max. 29 Zeichen), z.B. „allg. Anzahlung“, „Anzahlung Beratung“ oder Ähnliches.
Diese Beschreibung dient auch als Button-Beschreibung auf der Kassenoberfläche.

Beschreibung lang
Hier können Sie weitere Details zur Anzahlungsart eingeben (max. 29 Zeichen).
Diese Beschreibung wird weder auf dem Kassenbutton noch auf den Belegen angezeigt und ist nur hier in den Anzahlungseinstellungen zu sehen.

Vorgabebetrag ⇒ Tragen Sie hier den Wert in Zahlen ein, welchen der Kunde als Anzahlung leisten soll.
Tipp: Soll der Betrag je nach Kunde variieren und Sie möchten diesen manuell vorgeben, füllen Sie das Feld „Vorgabebetrag“ nicht aus (es steht automatisch eine 0 drin). Beim Kassieren wird der zu zahlende Wert abgefragt und Sie können den Wert manuell eingeben.

Klicken Sie anschließend auf „Anzahlung speichern“.
Alle angelegten Anzahlungsarten (auch die deaktivierten), werden anschließend in der Liste dargestellt:

Sie können die angelegte Anzahlungsart nun kassieren. Dafür können Sie die Anzahlung über die Schnellsuche in der Kassenmaske z.B. über die Bezeichnung aufrufen, oder Sie legen die Anzahlungsart als Button in der Kasse an (Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Preisliste/Shortcuts).

Anzahlung kassieren

Ist die gewünschte Anzahlungsart im Kassensystem angelegt, kann diese nun ähnlich einem Gutschein oder einer Leistung kassiert werden.
Wählen Sie den verantwortlichen Mitarbeiter aus und – ganz wichtig, um die Anzahlung auch später einem Kunden zuordnen zu können – den Stammkunden. Kassieren Sie anschließend die Anzahlung.
Falls Sie bei der Anzahlungsart eine variable Summe als Preis festgelegt haben, werden Sie beim Kassieren der Anzahlung nach einem Betrag gefragt:

Falls Sie eine zusätzliche Beschreibung eintragen, erscheint diese als Subtext in der gebuchten Anzahlungsposition. Nützlich z.B. bei allgemeinen Anzahlungen zur genaueren Definition.

Hinweis: Ein Kunde kann mehrere Anzahlungen leisten und einlösen.
Die Anzahlungen sind sowohl in den Stammdaten des Kunden hinterlegt als auch in Ihren Buchhaltungsunterlagen unter Zahnrad – Backoffice – Buchhaltung – Anzahlungen.

Anzahlung einlösen

Starten Sie einen Kassiervorgang: Geben Sie alle Dienstleistungen und Artikel ein, welche dem Kunden berechnet werden sollen und wählen Sie natürlich den Mitarbeiter und richtigen Kunden aus.

Tipp: Klicken Sie hier auf Abbrechen, wird keine Anzahlung verrechnet und der Bezahlvorgang kann anschließend mit den üblichen Zahlungsmitteln abgeschlossen werden.
Sollte es passieren, dass Sie hier versehentlich auf „Abbrechen“ klicken, obwohl der Kunde eine Anzahlung verrechnen möchte – keine Panik!
Klicken Sie im nächsten Schritt einfach auf die Zahlart Anzahlung und geben Sie dort die zu verrechnende Anzahlungsnummer ein.
Die Zahlart „Anzahlung“ erscheint nur im Zahlvorgang bei Kunden, welche über eine Anzahlung in den Stammdaten verfügen.

⇒ Wenn Sie auf Akzeptieren klicken und der Kunde nur eine einzige Anzahlung auf seinem Konto hat, wird diese automatisch mit der geforderten Summe verrechnet.

⇒ Hat der Kunde mehrere Anzahlungen geleistet, fragt die Kasse Sie nach der Nummer der Anzahlung, welche verrechnet werden soll. Geben Sie die Nummer ein und klicken Sie anschließend auf „speichern“.

Möchte der Kunde mehrere Anzahlungen einlösen, klicken Sie bei den Zahlarten erneut auf den Anzahlung-Button. Nun können Sie eine weitere Anzahlungsnummer eingeben.
Sie können so viele Anzahlungen einlösen, wie Sie möchten. Diese werden im Zahlvorgang alle untereinander aufgelistet und können per Klick auf das rote X einfach wieder aus dem Zahlvorgang herausgenommen werden.

Sie können den Zahlvorgang nun per Klick auf Zahlen beenden, oder – falls noch ein Restbetrag zu zahlen ist – ein weiteres Zahlungsmittel Ihrer Wahl anklicken und wie gewohnt den Kassiervorgang beenden.

Tipp: Eine Anzahlung kann auch teilweise eingelöst werden. Eine vollständige Verrechnung ist kein Zwang. Der Restwert bleibt weiterhin unter der Anzahlungsnummer im System und kann bei einem weiteren Beleg oder zu einem späteren Zeitpunkt verrechnet werden.

Anzahlungen korrigieren

Eine Anzahlung lässt sich ganz oder teilweise retournieren und der gezahlte Betrag somit ordnungsgemäß auszahlen.
Tritt der Fall auf, dass ein Anzahlungswert reduziert oder erhöht werden muss, ohne dass ein Beleg erstellt wird, kann dies manuell über Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Anzahlungen erfolgen.

Sobald eine Anzahlung verkauft wird, wir diese in der Anzahlungsart hinterlegt. Wählen Sie zunächst die richtige Anzahlungsart und klicken Sie auf den Bearbeitungsbutton:

Links neben den Anzahlungsvorgaben sehen Sie einen zusätzlichen Bereich, welcher beim Anlegen einer neuen Anzahlungsart zunächst fehlte:

Um eine Anzahlung zu korrigieren, suchen Sie zuerst nach der passenden Anzahlungsnummer in der Nummerntabelle.
Die Anzahlungen werden hier mit chronologisch mit Nummer, Gesamteinlösewert, bereits eingelöstem Wert und dem Kaufdatum, sowie Einlösedatum mit Belegnummer gelistet.

Noch nicht vollständig eingelöste Anzahlungen haben einen eigenen Bearbeitungsbutton:

Sobald Sie draufklicken, erscheint die Abfrage zur „Anzahlungkorrekturbuchung“:

Möchten Sie den Einlösewert einer Anzahlung reduzieren, geben Sie bei Betrag den Wert ein, um den der Einlösewert verringert werden soll. Notieren Sie den Grund und klicken Sie auf speichern. Der Betrag wird nun als eingelöster Betrag angezeigt und vermindert somit den Restwert der Anzahlung:

Für die manuelle Erhöhung des Einlösewerts einer Anzahlung bitte den Support kontaktieren.

Ist die Anzahlung bereits vollständig eingelöst worden, lässt sich diese nicht mehr korrigieren. Der Bearbeitungsbutton fehlt.

Altanzahlungen hinterlegen

Sie möchten bereits händisch oder über ein anderes Kassensystem verkaufte Anzahlungen in das TiM-Kassensystem übertragen? Kein Problem.
Altgutscheine lassen sich in jeder Gutscheinart hinterlegen, jedoch empfiehlt es sich für einen besseren Überblick eine eigene Anzahlungsart dafür anzulegen. Sobald die Gutscheinart gespeichert ist, klicken Sie auf den Bearbeitungsbutton. Hier kann oben rechts nun die Altanzahlung verbucht werden.
Unter „Altanzahluns-Nummern vorbelegen“ ist Altanzahlung (verbucht) bereits voreingestellt. Geben Sie die Nummer und den Restwert der Anzahlung ein.
Klicken Sie auf Nummer speichern. Die Anzahlung wird daraufhin in der Nummerntabelle aufgenommen und kann nun über die Anzahlungsnummer eingelöst werden.

Wichtig: Beim Anlegen von Altgutscheinen erfolgt keine Kundenzuordnung. Die Anzahlung kann nur über die Anzahlungsnummer eingelöst werden.
Die Anzahlung kann nicht manuell korrigiert, sondern lediglich über den Tonne-Button deaktiviert werden.
Zu diesen Anzahlungen wird in TiM kein Beleg erstellt. Diese werden dennoch in der Buchhaltung als aktiver Buchungssatz erfasst.

Haben Sie viele Anzahlungen, die eingepflegt werden müssen, kann auch der Import genutzt werden. Klicken Sie dazu auf den Import-Button und tragen Sie hier nach Formatbeispiel (Anzahlungsnummer;Restwert) sämtliche Anzahlungen ein.
Klicken Sie anschließend auf Import starten, um die Liste in die Nummerntabelle zu übernehmen: