Die technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

Was ist eine TSE?

Ob Gastronomie, Einzelhandel, Handwerker, Dienstleister, Groß- oder Kleinunternehmen: Neben der Beleg-Ausgabepflicht ist die Technische Sicherheitseinrichtung (kurz TSE genannt) ein seit dem 01.01.2020 gesetzlich vorgeschriebenes Sicherheitsmodul für alle elektronischen Kassensysteme. Dieses Modul signiert jeden erstellten Vorgang und macht ihn dadurch manipulationssicher.
Die Kassiervorgänge sind dadurch rückwirkend nicht mehr änderbar und sorgen deshalb für eine lückenlose und fehlerfreie Datenaufzeichnung für das Finanzamt.

Das Fehlen einer TSE wird als Steuerordnungswidrigkeit nach Abgabeordnung (AO) §377 und 379 in Verbindung mit §146a angesehen und kann ein Bußgeld in Höhe von bis zu 25.000 Euro nach sich ziehen.

Die TSE existiert in zwei Varianten: als Cloud (z.B. von Fiskaly) oder als USB-Stick (z.B. von Swissbit).

Der USB-Stick wird in das vor Ort eingerichtete Kassensystem eingesteckt und die Daten werden auf dem Stick lokal gespeichert. Wie jedes Speichermedium hat die USB-TSE eine begrenzte Speicherkapazität. Diese reicht für etwa 20 Millionen Signaturen, anschließend muss eine neue TSE erworben werden.
Bei einer Cloud-TSE werden die Daten per Internet an einen externen Server des TSE-Anbieters verschickt und dort abgespeichert. Hier ist eine gute und stabile Internetleitung vorausgesetzt. Die Speicherkapazität einer Cloud-TSE ist flexibel. Updates und gesetzliche Anpassungen sind bei der digitalen Variante zudem einfacher einspielbar.

Während der TSE-Stick mit einmaligen Anschaffungs- und Anbindungskosten verbunden ist, zahlen Sie für die TSE Cloud nach einmaligen Anbindungskosten monatlich einen Mietpreis für den Cloud-Server.

Wichtige Angaben und das Zertifikat Ihrer angebundenen TSE im TiM-Kassensystem finden Sie unter Zahnrad – Tagesabschluss – KassenSichV – Einrichtung.

Die TSE auf dem Bon

Ist eine TSE in Ihrem Kassensystem eingerichtet, muss sich auf Ihren Kassenbons eine Signatur in Textform (ein langer Code aus Ziffern, Klein-, Großbuchstaben und Sonderzeichen) oder ein QR-Code befinden, welcher mit einer speziellen App z.B. vom Finanzamt ausgelesen werden kann.

Ab dem 10.08.2021 gilt die Ergänzung im §6 Satz 2 der Kassensicherheitsverordnung – KassenSichV. Dort heißt es, eine TSE-Signatur muss „1. für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar oder 2. aus einem QR-Code auslesbar sein.“ Damit ist der QR-Code eine nützliche Ergänzung, aber keine Pflicht.

Ab 01.01.2024 muss die TSE-Signatur (sowohl in Textform als auch im QR-Code) nach §2 der KassenSichV folgende Angaben enthalten:

• Zeitpunkt des Vorgangbeginns,
• Zeitpunkt des Vorgangsendes oder Abbruchs,
• eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer,
• Art des Vorgangs,
• Daten des Vorgangs,
• Zahlungsart,
• Prüfwert,
• Signaturzähler,
• Seriennummer der TSE und des elektronischen Kassensystems.

TSE Signierung fehlgeschlagen

Wenn Sie einen Bon erstellen, wird dieser mit einer eindeutigen, nicht änderbaren Signatur von der TSE „gestempelt“. Sind Sie gerade dabei einen Bon abzukassieren und in der Kasse erscheint folgende Meldung?

Kein Grund für Panik. Hier können Sie zunächst auf das „OK“ klicken, um die Kasse für weitere Aktivitäten wieder freizugeben. Das Kassensystem darf im Fall eines TSE-Ausfalls vorübergehend weitergenutzt werden. Der Ausfall muss jedoch von Ihnen (z.B. in Ihrer Verfahrensdokumentation) protokolliert werden.

Nun heißt es: schnellstmöglich den Ausfall der TSE zu beheben. Diese Meldung gibt nämlich an, dass eine Störung oder eine Fehlfunktion Ihrer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) vorliegt und diese Ihre Bons nicht mehr signieren kann. Die Meldung der fehlgeschlagenen Signatur wird dabei solange bei jedem Beleg angezeigt, bis die Verbindung wieder hergestellt ist.

Das Problem kann verschiedene Gründe haben, denn die TSE ist ein empfindliches Werkzeug.
Sowohl die Cloud-Variante als auch der USB-Stick neigen vor allem bei Netzwerkstörungen zu Ausfällen – und diese müssen dabei nicht einmal groß ausfallen.
Die Cloudvariante ist ganz von der Netzwerkverbindung abhängt und bei starken Schwankungen, Störungen im Netzwerk oder ganz ohne Verbindung zum Internet nicht funktionsfähig.
Die USB-Stick-Variante funktioniert auch offline, solange der dazugehörige Kassenserver ebenfalls offline arbeitet. Ist der Kassenserver mit dem Internet verbunden und es gibt Ausfälle oder Störungen, kann auch diese TSE-Variante die Verbindung verlieren.
Die physische Variante ist außerdem, wie jedes technische Gerät, nicht von Verschleiß, Defekt, Bruch und anderen Gefahren gefeit.