Mitarbeiter anlegen und verwalten

Ist ein Mitarbeiter nicht in den Kassenstammdaten hinterlegt, kann dieser weder für Kassiervorgänge noch andere Tätigkeiten in der Kasse ausgewählt werden. Über Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Mitarbeiter stellen Sie Ihr Team zusammen und verwalten die Stammdaten der Belegschaft:

In dieser Übersicht sehen Sie eine Liste all Ihrer aktiven Mitarbeiter in alphabetischer Reihenfolge.

♦ Über das Nummer– und Name-Suchfeld können Sie einen Kollegen über die hinterlegte Personalnummer oder den Namen gezielt herausfiltern.

♦ Über den Papierkorb links können Sie den jeweiligen Mitarbeiter deaktivieren. Dieser wird auf inaktiv gesetzt und verschwindet aus Ihrer Übersichtsliste.
Eine vollständige Löschung der Daten aus dem Kassensystem ist durch die Bestimmungen der GoBD nicht möglich.

♦ Haben Sie deaktivierte oder inaktive Kollegen im Kassensystem hinterlegt, können Sie sich diese anzeigen lassen, indem Sie in dieser Übersicht unter „aktiv“ rechts oben das Häkchen entfernen.

♦ Möchten Sie einen inaktiven Kollegen wieder reaktivieren, müssen Sie dafür über den Stift („bearbeiten“ – Button) neben dem Avatar in die Stammdaten des jeweiligen Kollegen und dort das Häkchen bei aktiv erneut speichern.

♦ Über den „bearbeiten-Button“ können Sie auch alle weiteren Informationen des angelegten Kollegen jederzeit bearbeiten, z.B. Anschrift, Nachname oder die Anzahl der Arbeitsstunden jederzeit ändern. 

Falls Sie mehr als 15 Mitarbeiter gelistet haben, wir die Mitarbeiterliste auf mehrere Seiten verteilt. Rechts oben haben Sie in diesem Fall die Möglichkeit zur Navigation und können vor- und zurückblättern.

Neuen Mitarbeiter anlegen

Möchten Sie einen neuen Mitarbeiter in Ihrer Kasse anlegen, klicken Sie oben links auf den Button neuer Mitarbeiter. Es öffnet sich folgende Maske. Diese ist identisch mit der Maske, die sich über den „bearbeiten-Button“ bei bereits vorhandenen Kollegen öffnet. Hier können Informationen nach Wunsch und Möglichkeit eingetragen werden.

Links werden die persönlichen Angaben, wie Geschlecht, der aktiv/inaktiv-Status, Vor- und Nachname, Geburtstag, Adresse und andere Kontaktdaten eingetragen.
Sortierung bestimmt die Reihenfolge der Mitarbeiter im Bereich TEAM in der Kasse.
Personalnummer: Die Personalnummer wird vom Saloninhaber vergeben und wird z.B. für Verknüpfungen mit anderen Anwendungen wie externen Kalendern benötigt.

Der Bereich rechts teilt sich in drei Felder.

Info

Unter „Info“ können Sie dem Mitarbeiter weitere geschäftsbedingte Angaben zuweisen.

MA Einstufung: Falls Sie Mitarbeiter mit verschiedenen Stylist-Stufungen beschäftigen, können Sie hier die Titel Junior-, Master-, Top- oder Stylist vergeben. „Keine Zuordnung“ ist ebenfalls eine Option. Diese Einstufungen sind automatisch vordefiniert, können aber unter Stammdaten – Mitarbeiter – weiteres – Einstufungen umbenannt oder neu angelegt werden.

MA Lohngruppe: Hier können Sie angeben, zu welcher Lohngruppe (grob) der jeweilige Mitarbeiter gehört: Azubi, Aushilfe, Teilzeit, Vollzeit oder Filialleiter.

Trinkgeldzuordnung: Diese Einordnung ist nur dann verfügbar, wenn die kostenpflichtige Funktion „Trinkgeld“ im Kassensystem aktiviert ist. Diese Zuordnung dient der korrekten Erlöskontozuweisung der Trinkgelder des jeweiligen Mitarbeiters.

Es folgen 4 Kästchen.
Ist das Häkchen gesetzt = ja. Ist das Häkchen nicht gesetzt = nein.

⇒ Sichtbar bei Kassierauswahl?:  Soll der Mitarbeiter in der Kasse unter „TEAM“ sichtbar sein, oder nicht? Bitte beachten Sie: Wird ein Mitarbeiter in der TEAM-Ansicht ausgeblendet, kann dieser auch seine Arbeitszeit hier nicht mehr erfassen.
⇒ Sichtbar bei Tagesabschluss?: Soll der Mitarbeiter bei „Abschluss Filiale“ zur Auswahl stehen um einen Tagesabschluss machen zu können?
⇒ sichtbar im Umsatzbarometer?: Sollen die Umsätze dieses Mitarbeiters im Umsatzbarometer angezeigt werden? Z.B. nützlich bei Mitarbeitern, welche beispielsweise nur an der Rezeption arbeiten und keinen direkten Umsatz am Kunden machen.
⇒ sichtbar im Kalender?: Diese Einstellung ist nur dann sinnvoll, wenn Sie den TiM-Kalender nutzen. Ist hier kein Häkchen gesetzt, wird der Mitarbeiter im Kalender ausgeblendet und steht für Terminbuchungen somit nicht zur Verfügung.

Farbe: Diese Farbe bezieht sich auf den TiM-Kalender. Hier wird die Farbe des Mitarbeiters im Kalender bestimmt (z.B. dritte Spalte oder Terminvergabe).

Sortierung Kalender: Ebenfalls eine Funktion für den TiM-Kalender. Hier kann mit Eingabe von Zahlen (z.B. 1-10) die Reihenfolge der Mitarbeiter im Kalender von links nach rechts bestimmt werden.

Eintritt und Austritt: Hier können Sie angeben, wann der Mitarbeiter in Ihrem Betrieb angefangen hat zu arbeiten oder wann er den Betrieb verlassen hat.

Hinweis: Falls Sie einen neuen Kollegen anlegen und das Eintrittsdatum in der Zukunft liegt, ist dieser Kollege auch erst ab dem angegebenen Eintrittsdatum in Ihren Kassenfunktionen und Listen zu sehen!

Des Weiteren können Sie die Anzahl der zustehenden Urlaubstage eingeben, den Bruttolohn des Mitarbeiters und den SV AGA (Sozialversicherung Arbeitgeberanteil).

DL-Umsatz Provisionsregel, VK-Umsatz-Provisionsregel und Gesamt-Umsatz-Provisionsregel: Haben Sie Provisionsregeln im Kassensystem festgelegt, können Sie diese hier entsprechend für Dienstleistungen, Verkauf oder für den Gesamtumsatz beim jeweiligen Mitarbeiter hinterlegen.

Falls Sie in Ihrer Filiale das DallasKey-System benutzen, können Sie hier unter DallasKey-In / Out den jeweiligen Benutzercode für den Mitarbeiter eintragen.

Bilder

In diesem Abschnitt können Sie ein Bild des Mitarbeiters hochladen als jpeg– oder jpg-Datei. Klicken Sie zum Hochladen auf „Datei auswählen“ und wählen Sie das passende Bild auf Ihrem PC aus.
Das Bild wird nun in den Stammdaten und der TEAM-Auswahl angezeigt.

Haben Sie eine Webcam an Ihrem PC angeschlossen, können Sie über den Button „Kamera aktivieren“ diese einschalten und ein Bild direkt machen.

Protokoll

In diesem Abschnitt finden Sie ein Aufzeichnungsprotokoll zu den Stammdaten dieses Mitarbeiters. Ob, wann und von welchem Benutzer die Angaben zum Mitarbeiter geändert worden sind, ist hier nach Datum und Beschreibung der Änderung, sowie dem Benutzer gelistet.

Sind alle Eingaben getätigt, klicken Sie ganz unten auf „Mitarbeiter speichern“ um Eingaben und Änderungen im Kassensystem zu sichern.