Kasseninhalte direkt per eMail versenden

Voreinstellungen

Um Belege, Tagesabschlüsse oder den Fibuexport direkt aus der Kasse versenden zu können, muss Ihr Kassensystem zuerst mit dem eMail-Account verbunden werden, welchen Sie für den Versand Ihrer Geschäftsmails nutzen möchten.

Achtung:

Am 07.07.2022 wurde von sämtlichen Mail-Providern eine neue Version der Transferprotokolle (SSL,TLS und STARTTLS) in Betrieb genommen, welche für den SMTP Mailversand benötigt werden. Davon ist auch der SMTP Mailversand über unsere Kassen betroffen.
Jegliche Kassenserver, die vor dem Jahr 2019 erworben worden sind, besitzen nicht die technische Möglichkeit die neuen Protokoll-Versionen zu unterstützen. Dies hat zur Folge, dass aus der Kasse heraus Belege, Tagesabschlüsse und andere Dokumente
in vielen Fällen nicht mehr versendet werden können.
Es existiert leider keine Möglichkeit das Problem per Fernwartung zu beheben, da die alte Hardware mit den neuen Versionen nicht kompatibel ist. Falls dennoch der SMTP-Mailversand gewünscht wird, ist dies mit dem Erwerb eines neuen TiM-Kassenservers verbunden.

Unter Zahnrad – Backoffice – Einstellungen – Kommunikation – EMail können Sie die benötigten Daten hinterlegen. In den folgenden Bildern können Sie nachverfolgen, welche Einstellungen gesetzt werden müssen.
Benötigt werden im allgemeinen:

• eMail-Adresse,
• eMail-Passwort
• Name des SMTP-Servers

Anschließend können sie über den Button oben rechts eine Test-Mail an eine eMail-Adresse Ihrer Wahl senden. Im Anschluss erhalten Sie ein extra Fenster mit der Versandinformation zu dieser Testmail.

Ist der Versand erfolgreich, können Sie nun auf „Ok“ klicken und die Einstellungen verlassen.

Beleg senden

Zuerst muss unter Zahnrad – Backoffice – Einstellungen – POS Hardware – Bondruck sichergestellt werden, dass folgende Einstellung mit einem „J“ versehen ist.

Tagesabschluss senden

Damit am Ende des Tages der Tagesabschluss automatisch per Mail an eine bestimmte Adresse gesendet wird, bedarf es zweierlei Voreinstellungen unter Zahnrad – Backoffice – Einstellungen – Allgemeines:

Beim ersten Punkt gehört die eMail-Adresse eingetragen, welche den Tagesabschluss empfangen soll.
Beim zweiten Punkt gehört lediglich ein „J“ eingetragen.

Sobald ein Tagesabschluss nun gemacht wird, geht dieser automatisch per Mail an die angegebene Adresse raus.

Fibuexport an den Steuerberater senden

Damit der Fibuexport direkt aus der Kasse an den Steuerberater versendet wird, muss zuerst die Datei selbst erstellt werden.
Dazu werden folgende Angaben benötigt:

• Zeitraum (Datum),
• Format (Vorgabe durch Steuerberater),
• Beginn Wirtschaftsjahr,
• Berater-Nummer (Vorgabe durch Steuerberater),
• Mandant-Nummer (Vorgabe durch Steuerberater).

Tragen Sie anschließend die Mailadresse des Steuerberaters in das dafür vorgesehene Feld und klicken Sie nun auf den „Datei erstellen und per Mail versenden“-Button oben rechts.

Ist die Datei versendet, werden die eingetragenen Vorgaben automatisch für ein nächstes Mal gespeichert. So brauchen Sie später nur noch das Datum zu wählen, statt alles neu einzugeben. Änderungen der Angaben können hier ebenfalls jederzeit vorgenommen werden.

Welche Dokumente lassen sich versenden? – eine Übersicht

Folgende Dokumente können direkt aus der Kasse versendet werden:

• Fibuexport,
• Tagesabschluss (direkt an den Abschluss gekoppelt),
• Belege,
• Bestellungen aus der Lagerverwaltung.

Folgende Dokumente lassen keinen direkten Versand aus dem Kassensystem zu. Diese sich lediglich als PDF- oder Excel-Datei exportierbar und müssen als Anhang manuell über Ihren eMail-Account versendet werden:

• Sämtliche Listen im Bereich Buchhaltung, inkl. Kassenbuch, Abschlussarchiv und Kassenjournal.
  Fibuexport ist die einzige Ausnahme.
• Belegliste,
• Besuchsdoku,
• GoB-Export für Betriebsprüfungen,
• Sämtliche Auswertungslisten,
• Inventurlisten,
• alle weiteren Exportlisten zu Dienstleistungen und Artikeln.