sql-Gesamtdatensicherung

Die Datenbank eines Kassensystems wird in erster Linie als sql-Datei in Ihrer Gesamtheit auf Ihrem Kassenserver gespeichert. Die sql-Datei ist ein spezielles Format und nur mit dafür geeigneten Programmen lesbar.

Wie Sie diese Gesamtdatensicherung als sql-Datei selbst auf einen USB-Stick speichern können, lesen Sie bitte hier nach: Datensicherung

Bei einer Cloud-Kasse finden die Datensicherung in Echtzeit auf einem externen Server statt (in unserem Fall auf den Rechnern der Strato AG in Deutschland, da kein Kassenserver vor Ort steht). Eine Kopie der sql-Datei auf einen USB-Stick ist vor Ort somit nicht möglich.

Exporte

Die einzelnen Datenbereiche des Kassensystems können jederzeit in gängigen Formaten wie Excel, PDF, zip bzw. Textdokument exportiert werden.

Bei großen Zeiträumen und je nach Menge der Daten wird ein Import nach Jahren oder gar Monaten selektiert empfohlen.
Vor allem bei Kassenservern, welche älter als 2 Jahre alt sind, kann es bei großen Export-Mengen zum Aufhängen des Kassensystems kommen.

Im Folgenden sind die Pfade aufgelistet:

Artikelexport mit Bestand und Preisangaben
⇒ Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Artikel – weiteres – Artikelexport.
Die Einstellungen „alle“ und „Standard 2-xlsx“ sind als Standard gesetzt. Klicken Sie hier auf „Datei exportieren“.

Auflistung Ihrer Dienstleistungen
⇒ Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Dienstleistungen – weiteres – Serviceimport/-export – DL exportieren.

Betriebsprüferunterlagen (DSFinVK, Gdpdu, Programmdokumentation)
⇒ Zahnrad – Backoffice – Buchhaltung.
Hier gibt es die Unterlagen (u.a. mit Handbuch, Programmdokumentation) zum Herunterladen, sowie den Gdpdu- und DSinV-K-Export nach Datum selektierbar.

Selektieren Sie das Datum manuell oder über die einzelnen Jahres-Buttons.
Klicken Sie anschließend oben rechts auf den passenden Export und warten Sie kurz, während der Ordner mit den Daten erstellt wird. Sobald der Ordner heruntergeladen werden kann, erscheint ein kleines Fenster mit Downloadlink.

Gutscheine
⇒ Zahnrad – Backoffice – Buchhaltung – Gutscheine.
Hier den gewünschten Zeitraum manuell oder über die einzelnen Jahres-Buttons auswählen. Anschließend auf „selektieren“ klicken.
Wir empfehlen einen Export nach Kaufjahren sortiert. Setzen Sie dazu ein Häkchen bei „mit Details“ und „Selektion auf Kaufdatum“. So entstehen Listen mit im selektierten Zeitraum gekauften Gutscheinen und wann diese eingelöst worden sind.
Möchten Sie eine Liste mit Gutscheinen die zum „bis“-Datum noch einen Restbetrag hatten, setzen Sie zusätzlich ein Häkchen bei „nur offene“.
Die Listen können als Excel-Tabelle oder PDF exportiert werden.

Inventurlisten
⇒ Zahnrad – Backoffice – Lager – Inventurergebnis.
Hier den Zeitraum selektieren, für welchen Sie die Inventurlisten einsehen und exportieren möchten (Inventurdruck).
Druck = PDF / Export = Excel

Journal
⇒ Ein deatilliertes Kassenprotokoll für sämtliche relevante Klicks und Vorgänge in der Kasse gibt es unter Zahnrad – Backoffice – Buchhaltung – Journal.

Kassenbuch
⇒ Zahnrad – Backoffice – Buchhaltung – Kassenbuch.
Zeitraum selektieren und Excel oder PDF exportierbar.

Kundendaten inkl. Behandlungen
⇒ Zahnrad – Backoffice – Stammdaten – Kunden – weiteres – Kundenexport – der mittlere Button „Kunden exportieren XLS (gleiches Spaltenformat wie Kunden-Import)“.

Tagesabschlüsse
⇒ Zahnrad – Backoffice – Buchhaltung – Abschlussarchiv.
Hier ein Häkchen oben rechts bei „mit stornierten“ setzen, damit auch die einst stornierten Abschlüsse mit exportiert werden und es zu keiner Lücke in der Reihenfolge kommt.

TAR-Export (TSE-Daten)
⇒ Zahnrad – Tagesabschluss – KassenSichV – Einrichtung – TAR-Export komplett (Button rechts unten).
Der Vorgang dauert eine gewisse Zeit je nach Datenmenge.
Sobald dieser fertig ist, erneut auf „Einrichtung“ klicken, um die Seite neu zu laden.
Unter dem TAR-Export-Button ist bei „Exportauflistung“ nun ein Link hinterlegt.
Klicken Sie auf das hervorgehobene Wort „Link“ (bei […] über Link abrufbar), um den Ordner herunterzuladen.
Der TAR-Export kann beliebig oft gemacht werden, achten Sie daher auf das vorangehende Datum + Uhrzeit.

Trinkgeld-Listen
⇒ Zahnrad – Backoffice – Auswertungen – Service – Service pro MA.

Zeitraum angeben, einen oder alle Mitarbeiter auswählen und bei „Beschreibung“ das Wort „Trinkgeld“ eingeben.
Nach dem Klick auf „selektieren“ ist auch hier PDF- oder Excelexport möglich.